Microsoft Access 数据库完整教程

第一部分：Access 是什么？为什么要学它？

什么是 Access？

Microsoft Access 是微软公司开发的一款关系型数据库管理系统，它被包含在 Microsoft Office 套件中（有时作为独立应用出售），你可以把它想象成一个超级智能的电子表格。

• 电子表格 (如 Excel)：擅长处理二维表格数据，适合少量、结构简单的数据。
• 数据库 (如 Access)：擅长管理大量、相互关联、结构复杂的数据，能确保数据的准确性、一致性和完整性。

核心优势

• 上手快：对于熟悉 Office 界面直观，易于入门。
• 一体化：在一个文件（.accdb）中包含了数据表、查询、窗体、报表等所有组件。
• 功能强大：不仅能存储数据，还能通过窗体进行友好的数据输入，通过查询快速筛选和分析数据，通过报表生成专业的打印文档。
• 自动化：可以通过 VBA (Visual Basic for Applications) 编程实现复杂的业务流程和自动化任务。
• 成本低：相比 SQL Server、Oracle 等大型数据库，成本极低，甚至免费（如果已有 Office 许可）。

适用场景

• 小型企业：客户管理、库存管理、订单跟踪、人事档案等。
• 部门级应用：销售业绩统计、项目进度跟踪、会议记录管理等。
• 个人项目：个人财务记账、图书收藏管理、联系人管理等。
• 原型开发：在开发大型应用前，快速构建一个数据模型和功能原型。

第二部分：Access 核心概念入门

在开始动手之前,必须理解几个基本概念，这是设计好数据库的关键。

数据库

一个 Access 数据库文件（扩展名 .accdb）就是一个完整的数据库，它像一个容器，存放着所有其他对象。

表

• 定义：数据的集合，是数据库的基石，一个数据库通常包含多个表。
• 特点：
  • 每个表都有一个唯一的名称。
  • 数据以行和列的形式存储。
  • 行：称为 记录，代表一个独立的实体（一个客户、一个产品）。
  • 列：称为 字段，描述实体的某个属性（客户的姓名、电话、地址）。
  • 主键：表中的一个或多个字段，其值能唯一标识每一条记录。主键必须唯一且不能为空，这是建立表之间关系的基础。

关系

• 定义：在两个或多个表的公共字段之间建立的联系。
• 目的：将分散在不同表中的相关数据连接起来，以便进行查询和报表。
• 类型：
  • 一对一：一个表中的记录只与另一个表中的一个记录相关联，较少使用。
  • 一对多：最常见的关系，一个表（主表）中的一条记录可以与另一个表（从表）中的多条记录相关联，一个“客户”可以有多张“订单”。
  • 多对多：一个表中的记录可以与另一个表中的多条记录相关联，反之亦然，一个“学生”可以选多门“课程”，一门“课程”也可以被多个“学生”选修，在 Access 中，通过创建一个中间表（也称为联接表）来实现多对多关系。

查询

• 定义：根据你设定的条件，从一个或多个表中提取、筛选、组合和计算数据的一种方式。
• 作用：
  • 筛选数据：只显示你感兴趣的数据。
  • 计算数据：对数据进行汇总、平均、计数等计算。
  • 作为数据源：为窗体和报表提供数据，而不是直接从表中读取，这样更灵活且不影响原表数据。

窗体

• 定义：用户与数据库交互的图形界面。
• 作用：
  • 数据输入：提供一个友好、直观的界面来向表中添加或编辑数据，避免用户直接操作表格。
  • 数据显示：以更美观、更有组织的方式展示数据。
  • 导航：通过按钮、菜单等实现数据库操作的导航。

报表

• 定义：用于打印或导出数据的正式文档。
• 作用：
  • 数据汇总：对数据进行分组、排序、总计和汇总。
  • 专业打印：设计精美的布局，适合打印成文档或分发给他人。

第三部分：实战演练 - 创建你的第一个 Access 数据库

我们将以一个简单的“联系人管理系统”为例，一步步完成。

步骤 1：创建数据库文件

1. 打开 Microsoft Access。
2. 选择 “空白数据库”。
3. 在右侧的 “文件名” 框中，输入你的数据库名称，联系人管理.accdb。
4. 点击 “创建” 按钮，一个新的、空白的数据库文件就创建好了。

步骤 2：设计并创建表

这是最关键的一步,我们将创建两个表：“联系人”表和“公司”表，并建立它们之间的关系。

创建“联系人”表

1. 在左侧的导航窗格中,右键单击 “表” 对象，选择 “表设计”。
2. 在下方的 “字段名称” 列中，输入字段名：
   • 联系人ID
   • 姓名
   • 电话
   • 手机
   • 电子邮箱
   • 公司ID (这个字段将用来关联“公司”表)
3. 为每个字段设置 “数据类型”：
   • 联系人ID：选择 “自动编号”，这会为每条新记录自动生成一个唯一的数字。
   • 姓名：选择 “短文本”。
   • 电话：选择 “短文本”。
   • 手机：选择 “短文本”。
   • 电子邮箱：选择 “短文本”。
   • 公司ID：选择 “数字”。
4. 设置主键：
   • 选中 联系人ID 字段。
   • 在 “表格工具” 选项卡中，点击 “主键”，你会看到该字段前出现一个钥匙图标。
5. 保存表：点击左上角的 保存 按钮，命名为 联系人。

创建“公司”表

1. 再次右键单击 “表”，选择 “表设计”。
2. 输入以下字段：
   • 公司ID (数据类型：自动编号)
   • 公司名称 (数据类型：短文本)
   • 地址 (数据类型：短文本)
3. 设置主键：选中 公司ID 字段，点击 “主键”。
4. 保存表,命名为 公司。

步骤 3：建立表关系

我们将“联系人”表和“公司”表关联起来。

1. 点击顶部菜单栏的 “数据库工具” 选项卡。
2. 在 “关系” 组中，点击 “关系”。
3. 如果这是你第一次创建关系,会弹出一个“显示表”对话框，如果没弹出，点击 “关系” 选项卡下的 “显示表”。
4. 分别将 联系人 表和 公司 表添加到关系图中。
5. 从 公司 表中，按住鼠标左键将 公司ID 字段拖到 联系人 表中的 公司ID 字段上。
6. 松开鼠标,会弹出 “编辑关系” 对话框。
7. 勾选 “实施参照完整性”，这是非常重要的一个选项，它能确保数据的一致性（不能添加一个不存在的公司的联系人）。
8. 你会看到关系类型是 “一对多”（公司是一，联系人是多）。
9. 点击 “创建”，然后关闭关系窗口，保存关系布局。

步骤 4：创建数据输入窗体

现在我们不直接在表格里输入数据,而是创建一个更友好的窗体。

1. 在左侧导航窗格中,确保选中了 联系人 表。
2. 点击 “创建” 选项卡。
3. 在 “窗体” 组中，直接点击 “窗体” 按钮，Access 会自动为你创建一个基于“联系人”表的窗体。
4. 你会看到一个漂亮的、可以填写的联系人信息表单。
5. 添加公司下拉列表：
   • 切换到 “布局视图”。
   • 点击“公司ID”旁边的文本框。
   • 在出现的 “列表框向导” 中，选择 “使用窗体中的值”，然后点击“下一步”。
   • 选择 公司 表，并选择 公司名称 字段作为要显示的列，点击“下一步”。
   • 保持默认选择,点击“完成”。
   • 当你点击“公司ID”框时，会弹出一个下拉列表，里面显示了所有公司名称，选择即可，无需手动输入ID。
6. 保存窗体,命名为 联系人输入窗体。

步骤 5：创建查询

假设我们想查看所有“ABC公司”的联系人。

1. 点击 “创建” 选项卡。
2. 在 “查询” 组中，点击 “查询设计”。
3. 在“显示表”对话框中，添加 联系人 表和 公司 表，Access 会自动通过我们之前建立的关系连接它们。
4. 从 联系人 表中，将 姓名、电话、手机 字段拖到下方的设计网格中。
5. 从 公司 表中，将 公司名称 字段拖到设计网格中。
6. 在 公司名称 字段的 “条件” 行中，输入 'ABC公司' (注意：文本值需要用单引号括起来)。
7. 点击 “运行”（感叹号图标），你会看到查询结果只显示了“ABC公司”的联系人。
8. 保存查询,命名为 查询ABC公司联系人。

步骤 6：创建报表

假设我们要打印一份所有联系人的名单。

1. 点击 “创建” 选项卡。
2. 在 “报表” 组中，点击 “报表”，Access 会基于你当前选中的对象（或所有表）自动生成一个基础报表。
3. 切换到 “布局视图” 或 “设计视图” 进行调整，例如添加标题、调整字段顺序和宽度等。
4. 保存报表,命名为 联系人名单报表。

第四部分：进阶学习路径

当你掌握了基础操作后,可以探索更高级的功能：

1. SQL 视图：在查询设计视图中，右键单击选择 “SQL 视图”，你会看到查询背后的 SQL (Structured Query Language) 代码，学习 SQL 可以让你编写更强大、更复杂的查询。
2. VBA 编程：这是 Access 的“超能力”，通过 VBA，你可以：
   • 创建复杂的按钮和菜单功能。
   • 自动执行重复性任务（如批量数据处理）。
   • 开发完整的应用程序界面。
   • 处理错误和异常。
3. 宏：对于简单的自动化任务，无需编写代码，可以使用宏，宏是一系列操作的集合，可以像录制脚本一样被创建。
4. 优化与安全：学习如何压缩和修复数据库以提高性能，以及如何设置用户和权限来保护数据安全。

第五部分：学习资源推荐

• 官方文档：Microsoft 官网有最权威的帮助文档。
• 视频教程：
  • Bilibili / YouTube：搜索 "Access 教程"，有大量免费且高质量的中文视频课程，非常适合初学者。
  • Udemy / Coursera：有系统性的付费课程，内容更深入。
• 书籍：经典的 Access 书籍如《Access 2025 Bible》等，内容详尽，可以作为案头参考。
• 社区论坛：MSDN 论坛、Stack Overflow 是遇到问题时寻求帮助的好地方。

学习 Access 的最佳路径是：理解核心概念 -> 动手实践小项目 -> 逐步探索高级功能，不要害怕犯错，数据库设计是一个迭代和优化的过程，从一个简单的联系人管理或库存管理开始，你会发现 Access 是一个非常实用且强大的工具，祝你学习顺利！