Microsoft Project 2003 教程：从入门到精通

本教程将分为以下几个部分：

1. 第一部分：Project 2003 基础入门

   • 什么是项目管理？为什么用 Project？
   • Project 2003 界面概览
   • 创建第一个项目计划

2. 第二部分：创建和管理任务

   • 输入任务
   • 任务间的逻辑关系（链接）
   • 任务类型（工时、固定工期、固定单位）
   • 任务信息（工期、前置任务、资源等）

3. 第三部分：分配和管理资源

   • 创建资源列表
   • 为任务分配资源
   • 理解资源分配过度及解决方法

4. 第四部分：跟踪项目进度

   
   （图片来源网络，侵删）
   • 设置项目基准
   • 更新任务进度
   • 查看差异（进度线和跟踪甘特图）

5. 第五部分：视图与报表

   • 常用视图介绍（甘特图、任务分配状况、资源使用状况等）
   • 生成和打印报表

第一部分：Project 2003 基础入门

什么是项目管理？为什么用 Project？

项目管理是在有限的资源（时间、成本、人力）约束下，有效地规划、组织、领导和控制项目活动，以实现特定目标的过程。

Microsoft Project 是一款专业的项目管理软件，它可以帮助你：

• 规划项目：将大项目分解成可管理的小任务。
• 安排时间：确定任务的开始和结束日期，以及整个项目的总工期。
• 分配资源：将人员、设备等资源分配给任务，并计算成本。
• 跟踪进度：监控实际进展与计划的差异，并及时调整。
• 分析预测：预测项目完成时间和最终成本。

Project 2003 界面概览

启动 Project 2003 后，你会看到一个类似下图的工作区：

• 菜单栏：包含所有命令，如“文件”、“编辑”、“视图”、“项目”等。
• 工具栏：提供常用命令的快捷按钮，可以通过“视图” -> “工具栏”来显示或隐藏。
• 输入栏：位于窗口底部，用于快速输入任务名称或资源名称。
• 视图栏：通常位于左侧，用于快速切换不同的视图（如甘特图、任务表、资源表等）。
• 工作区：显示当前视图的核心区域，默认是 “甘特图”，它分为两部分：
  • 左侧（任务工作表）：以表格形式显示任务信息，如任务名称、工期、开始时间、完成时间、前置任务等。
  • 右侧（甘特图）：以图形化的条形图显示任务的时间跨度、依赖关系和进度。

创建第一个项目计划

1. 启动 Project 2003。
2. 设置项目信息：
   • 点击菜单栏的 “项目” -> “项目信息”。
   • 在弹出的对话框中,你可以设置：
     • 开始日期：项目的预计开始日期。
     • 当前日期：系统日期，用于跟踪进度。
     • 日程排定方法：选择“从项目开始之日起”或“从项目完成之日起”。
   • 点击 “确定”。
3. 输入任务：
   • 在左侧任务工作表的 “任务名称” 列中，点击第一个单元格。
   • 直接输入你的第一个任务名称,需求分析”。
   • 按下 Enter 键，光标会移动到下一行，继续输入其他任务，如“系统设计”、“开发”、“测试”、“部署”。
4. 设置任务工期：
   • 在 “工期” 列中，为每个任务输入预估的工期，Project 默认单位是“工作日”。
   • “需求分析”输入 5d (5个工作日)，“系统设计”输入 10d。
   • 你也可以使用鼠标,在右侧甘特图上直接拖动任务条的右边缘来调整工期。
5. 保存项目：
   • 点击工具栏的 “保存” 按钮，或按 Ctrl + S。
   • 为你的项目文件命名（我的第一个项目.mpp）并选择保存位置。

恭喜！你已经创建了最基本的项目计划。

第二部分：创建和管理任务

任务间的逻辑关系（链接）

任务是项目的基本构成单元,但它们之间通常存在依赖关系，你必须先完成“系统设计”，才能开始“开发”，这种关系称为“任务链接”。

• 如何链接任务？

  1. 按住 Ctrl 键，在任务名称列中依次点击需要链接的任务（先点击“需求分析”，再点击“系统设计”）。
  2. 点击工具栏上的 “链接任务” 按钮（看起来像一个链条的图标）。
  3. 你会看到,“系统设计”的开始时间自动调整到“需求分析”完成之后，在甘特图上，两个任务条之间会出现一个连接线。

• 四种任务关系类型：

  • 完成-开始：最常用，前置任务完成后，后续任务才能开始。（FS）
  • 开始-开始：前置任务开始后，后续任务才能开始。（SS）
  • 完成-完成：前置任务完成后，后续任务才能完成。（FF）
  • 开始-完成：前置任务开始后，后续任务才能完成。（SF，较少使用）

任务类型

当为任务分配资源后,Project 会根据你选择的“任务类型”来计算工期、工时和资源单位三者的关系，这三种类型决定了当你调整其中一项时，另外两项如何变化。

• 工时驱动：最常用的类型，当你调整工时或资源单位时，工期会自动变化。

  • 例子：一个任务需要 40 个工时，分配 1 个人，工期是 5 天，如果分配 2 个人，工期会自动缩短为 2.5 天。

• 固定工期：工期保持不变，当你调整工时或资源单位时，另一项会相应变化。

  • 例子：一个任务固定工期为 5 天，分配 1 个人，需要 40 个工时，如果分配 2 个人，总工时会变成 80 个工时（2人 * 5天）。

• 固定单位：资源单位（即人数）保持不变，当你调整工时或工期时，另一项会相应变化。

  • 例子：一个任务固定分配 1 个人，工期是 5 天，那么总工时就是 40 个工时，如果工期延长到 10 天，总工时会变成 80 个工时。

• 如何设置任务类型？

  • 双击任务,打开 “任务信息” 对话框。
  • 切换到 “高级” 选项卡。
  • 在 “任务类型” 下拉菜单中选择。

第三部分：分配和管理资源

没有资源的任务是无法计算成本的,资源可以是人员、设备或材料。

创建资源列表

1. 点击视图栏上的 “资源工作表” 视图。
2. 在 “资源名称” 列中，输入所有项目成员或设备。

   “张三”、“李四”、“会议室”、“服务器”。

3. 在 “类型” 列中，指定资源类型：
   • 工时：人员或设备，会根据投入的时间来计算成本。
   • 材料：消耗性材料，如钢材、水泥，按数量计算成本。
4. 在 “最大单位” 列中，设置该资源最多能投入工作的百分比，全职人员通常是 100%，兼职可以是 50%。
5. （可选）在 “成本” 列中，设置资源的标准费率。

为任务分配资源

1. 切换回 “甘特图” 视图。
2. 双击要分配资源的任务（如“开发”），打开 “任务信息” 对话框。
3. 切换到 “资源” 选项卡。
4. 在 “资源名称” 列表中，选择要分配的资源（如“张三”、“李四”）。
5. 在 “单位” 列中，可以调整该资源的投入百分比（默认是 100%）。
6. 点击 “确定”。

你的任务就有了资源,Project 会根据资源费率和任务工期自动计算任务成本。

理解资源分配过度

当你为同一个资源分配了多个在同一时间段内进行的任务时,就会发生“资源分配过度”，你让“张三”同时负责“开发”和“测试”两个任务，而这两个任务的时间有重叠。

• 如何发现？

  • 切换到 “资源使用状况” 视图，如果某个资源名字下面出现了红色的数字或条形，就表示该资源在某段时间内工作量超出了其最大单位（通常是100%）。

• 如何解决？

  • 调配资源：Project 提供了一个自动调配工具。
    • 点击菜单 “工具” -> “调配资源”。
    • 在对话框中,选择要调配的资源，然后点击 “开始调配”。
    • Project 会尝试自动调整任务的开始时间，以解决冲突，但这可能会改变你的原始计划。
  • 手动调整：
    • 增加资源：为任务增加更多的人手。
    • 延长任务工期：减少资源单位，让任务花更长的时间完成。
    • 重新安排任务：手动调整任务的开始和结束时间。

第四部分：跟踪项目进度

计划赶不上变化,跟踪是项目管理中至关重要的一步。

设置项目基准

在项目开始前,必须先保存一个“快照”，这就是“基准”，基准是你衡量后续所有工作的标准。

1. 确保你的项目计划已经完善（任务、工期、资源、链接都已设置好）。
2. 点击菜单 “工具” -> “跟踪” -> “设置基准”。
3. 在弹出的对话框中,选择 “设置基准” 或 “设置基准和中期计划”。
4. 点击 “确定”。

Project 会将当前的所有计划信息（任务、工期、成本、资源分配等）保存为“基准”。

更新任务进度

项目进行了一段时间后,你需要告诉 Project 实际完成了多少。

1. 输入完成百分比：

   • 在任务工作表中,找到 “完成百分比” 列。
   • 如果一个任务完成了 30%，就在该列输入 30%。
   • Project 会自动更新任务条的颜色，深色部分表示已完成，浅色部分表示剩余。

2. 输入实际开始/结束日期：

   • 在任务工作表中,找到 “实际开始” 和 “实际完成” 列。
   • 输入任务实际开始和完成的日期。

3. 使用“更新项目”功能：

   • 如果你想一次性更新所有任务的状态,可以使用此功能。
   • 点击菜单 “工具” -> “跟踪” -> “更新项目”。
   • 选择 “将任务更新为在此日期完成”，并选择一个日期，Project 会根据该日期和任务的完成百分比来计算实际进度。

查看差异

• 跟踪甘特图：

  • 在 “格式” 菜单中，确保 “跟踪甘特图” 被选中。
  • 你会看到,除了原始的计划任务条（通常为蓝色）外，还出现了另一条条形：
    • 实际任务条：显示任务实际完成的部分（通常为深蓝色）。
    • 差异条：连接计划任务条结束点和实际任务条结束点的细条，直观地显示了进度是提前了还是延迟了。

• 进度线：

  • 进度线是一条垂直的虚线,表示“当前日期”或你设定的一个特定日期。
  • 你可以右键点击甘特图区域,选择 “进度线” 来插入或设置进度线，它可以帮助你快速比较计划与实际在某个时间点的差异。

第五部分：视图与报表

Project 提供了多种视图来从不同角度审视你的项目。

常用视图

• 甘特图：最核心的视图，用于查看任务列表和时间线。
• 任务分配状况：查看每个任务上分配了哪些资源，以及资源在不同任务上的工时分布。
• 资源使用状况：查看每个资源的工作负荷，是否被过度分配。
• 网络图：以流程图的形式显示任务间的依赖关系，适合分析关键路径。
• 日历：以日历形式显示任务。
• 组合视图：可以同时显示两个视图，例如上半部分是甘特图，下半部分是资源使用状况。

生成和打印报表

Project 内置了多种标准报表，方便你向管理层或客户汇报。

1. 点击菜单 “报表”。
2. 你会看到几个类别：
   • 总览：如“项目概要报表”、“最高级任务报表”。
   • 当前活动：如“未开始任务报表”、“应开始任务报表”。
   • 成本：如“现金流量报表”、“预算报表”。
   • 工作分配：如“谁在做什么”报表。
   • 自定义：创建你自己的报表。
3. 选择一个报表,如“项目概要报表”，Project 会自动生成一个新窗口显示报表内容。
4. 你可以打印或导出为其他格式（如 Excel、PDF）。

总结与提示

• 循序渐进：先从创建任务列表和链接开始，再引入资源和成本，最后进行跟踪。
• 善用帮助：Project 2003 自带了非常详细的帮助文档（按 F1 键），遇到问题可以随时查阅。
• 理解核心概念：任务、资源、工期、工时、基准、关键路径，这些是 Project 的灵魂，理解了它们，你就掌握了 Project 的精髓。
• 版本差异：虽然本教程基于 2003，但其核心逻辑适用于几乎所有 Project 版本，新版界面更现代化，功能也更强大，但基本操作是相通的。

希望这份教程能帮助你顺利入门 Microsoft Project 2003！祝你项目管理成功！