Microsoft Access 2010 全方位教程

Access 是微软 Office 套件中的一个强大的关系型数据库管理系统，它不像 Excel 那样处理简单的表格数据，而是专门用于创建和管理包含大量数据、且数据之间存在复杂关联的应用程序，学生管理系统、库存管理系统、客户关系管理系统等。

第一部分：入门基础 - 认识 Access

什么是数据库？

数据库就是一个有组织的数据集合,它不仅仅是一个表格，而是一个能够高效地存储、管理和检索数据的系统。

• Excel vs. Access:
  • Excel: 适合处理小型的、扁平的、主要用于计算和分析的数据列表，比如一个班级的成绩单。
  • Access: 适合处理大型的、结构化的、数据之间有关联的复杂信息，比如一个图书馆系统，图书信息、作者信息、借阅记录之间是相互关联的。

Access 2010 的核心对象

一个 Access 数据库文件（扩展名 .accdb）包含以下七个核心对象，它们共同构成了一个完整的数据库应用。

1. 表: 数据的“仓库”，是数据库的基础，每个表存储特定类型的数据，学生表”、“课程表”，表由“行”（记录）和“列”（字段）组成。
2. 查询: 数据的“筛选器”，用于从一个或多个表中查找、提取、计算和组合数据，你可以把它想象成一个动态的、可重用的数据筛选器。
3. 窗体: 数据的“交互界面”，是用户与数据库交互的主要方式，用于数据的输入、显示和编辑，一个设计良好的窗体能让操作变得非常简单直观。
4. 报表: 数据的“打印版”，用于将数据以格式化的、美观的方式呈现和打印出来，例如销售月报、学生成绩单。
5. 宏: 自动化的“操作序列”，用于自动执行一系列操作，例如打开一个窗体、运行一个查询、发送一封邮件等，无需编写代码。
6. 模块: 编程的“代码库”，使用 VBA (Visual Basic for Applications) 语言编写的更复杂的程序，用于实现宏无法完成的复杂逻辑和功能。
7. 页 (Web Page): 注意：在 Access 2010 中，数据访问页已被弃用，不再推荐使用。

核心关系: 表是基础，查询从表中获取数据，窗体和报表用于展示和操作查询或表中的数据。

第二部分：实战演练 - 创建一个简单的“联系人管理系统”

我们将通过一步步创建一个联系人管理系统,来学习 Access 的核心功能。

创建数据库和表

目标： 存储联系人的基本信息。

1. 启动 Access 2010：

   • 打开 Access，你会看到启动界面。
   • 选择 “空数据库”。
   • 在右侧的“文件名”框中，为你的数据库命名，联系人管理系统.accdb”，并选择保存位置。
   • 点击 “创建”。

2. 创建第一个表：

   • Access 会自动创建一个名为“Table1”的表格，并直接进入“数据表视图”。
   • 我们看到的“单击以添加”就是字段，双击它，输入字段名，如“姓名”。
   • 按回车键,Access 会为“姓名”字段选择一个合适的数据类型（通常是“短文本”）。
   • 继续添加其他字段：电话号码 (短文本)、电子邮箱 (短文本)、生日 (日期/时间)、备注 (长文本)。

   字段数据类型简介:

   • 短文本: 存储文字、数字组合，如姓名、地址，最多255个字符。
   • 长文本: 存储大段文字，如备注、简介。
   • 数字: 用于数学计算的数字。
   • 日期/时间: 存储日期和时间。
   • 是/否: 存储布尔值（真/假，是/否）。
   • 自动编号: 每添加一条新记录，会自动生成一个唯一的数字ID，通常用作主键。

3. 设置主键：

   • 主键是表中每条记录的唯一标识符,非常重要，用于建立表之间的关系。
   • 选中“姓名”字段那一列（点击列标题）。
   • 点击顶部菜单栏的 “字段” 选项卡。
   • 在“字段和列”组中，点击 “主键”。
   • 你会看到“姓名”字段前面出现了一个钥匙图标 🗝️。“姓名”就是这个表的主键。

4. 保存表：

   • 点击左上角的 “保存” 按钮（或按 Ctrl+S）。
   • 在弹出的对话框中,输入表名，联系人信息”，然后点击“确定”。

5. 输入数据：

   你可以在表格中直接输入你的联系人信息了,每输入完一条信息，按回车键或 Tab 键进入下一条记录。

创建查询

目标： 快速查找所有“北京”的联系人。

1. 创建查询：

   • 在左侧的“导航窗格”中，右键点击你的数据库（“联系人管理系统”），选择 “所有 Access 对象” > “查询” 选项卡，确保能看到你的表。
   • 点击顶部菜单栏的 “创建” 选项卡。
   • 在“查询”组中，点击 “查询设计”。

2. 设计查询：

   • 弹出“显示表”对话框，选中“联系人信息”表，然后点击 “添加”，再点击 “关闭”。
   • 下方的网格就是“查询设计网格”。
   • 从“联系人信息”表中，双击你希望在结果中看到的字段，如“姓名”、“电话号码”、“电子邮箱”。
   • 在“备注”字段的 “条件” 行中，输入：Like "*北京*"。
     • Like 是用于模糊查询的关键字。
     • 是通配符，代表任意多个字符。
     • *北京* 表示“备注”字段中包含“北京”这两个字的所有记录。

3. 运行查询：

   • 点击 “设计” 选项卡中的 “运行” 按钮（感叹号图标 ⚡）。
   • Access 会立即执行查询，并显示一个新窗口，列出所有备注中包含“北京”的联系人。

4. 保存查询：

   点击保存,命名为“查找北京联系人”。

创建窗体

目标： 创建一个更美观、更方便输入和查看联系人信息的界面。

1. 创建窗体：

   • 在左侧导航窗格中,选中“联系人信息”表。
   • 点击顶部菜单栏的 “创建” 选项卡。
   • 在“窗体”组中，点击 “窗体” 按钮。
   • Access 会瞬间为你生成一个美观的、基于“联系人信息”表的窗体，并自动进入“窗体视图”。

2. 使用和美化窗体：

   • 在窗体视图中,你可以通过底部的导航按钮（>、>>、<<）浏览所有记录，也可以直接在窗体中添加、修改和删除记录。
   • 切换到 “布局视图”（在“开始”选项卡的“视图”组中），在这个视图中，你可以直接拖动字段、调整布局、改变字体和颜色等。
   • 切换到 “设计视图”，这是最强大的视图，你可以像搭积木一样添加按钮、文本框、图片等控件，完全自定义窗体的外观和功能。

3. 保存窗体：

   保存窗体,命名为“联系人信息录入”。

创建报表

目标： 生成一份所有联系人的列表，方便打印。

1. 创建报表：

   • 在左侧导航窗格中,选中“联系人信息”表。
   • 点击顶部菜单栏的 “创建” 选项卡。
   • 在“报表”组中，点击 “报表” 按钮。
   • Access 会自动生成一个基本的报表，并以“布局视图”显示。

2. 优化报表：

   • 在布局视图中,你可以调整字段的位置、大小，设置页眉页脚等，使其更符合打印要求。
   • 你也可以在设计视图中进行更精细的调整。

3. 保存报表：

   保存报表,命名为“联系人列表”。

第三部分：核心进阶 - 关系与多表操作

一个真正强大的数据库,通常包含多个相互关联的表，我们想在联系人系统中记录每次的通话记录。

设计关联的表

• 通话记录表:

  • ID (自动编号，主键)
  • 联系人姓名 (短文本)
  • 通话时间 (日期/时间)
  • (长文本)

• 问题：如何将“通话记录”和“联系人信息”关联起来？

• 解决方案：使用 “关系”。

建立表关系

1. 打开关系窗口：

   • 点击顶部菜单栏的 “数据库工具” 选项卡。
   • 在“关系”组中，点击 “关系”。

2. 添加表：

   • 如果关系窗口是空的,点击 “设计” 选项卡中的 “显示表”。
   • 分别添加“联系人信息”和“通话记录”两个表，然后关闭“显示表”对话框。

3. 拖拽创建关系：

   • 从“联系人信息”表中，选中“姓名”字段（主键），按住鼠标左键，将其拖拽到“通话记录”表中的“联系人姓名”字段上。
   • 松开鼠标,会弹出“编辑关系”对话框。
   • 确保 “实施参照完整性” 这个复选框被勾选，这是为了保证数据的一致性（不能删除一个还有通话记录的联系人）。
   • 点击 “创建”。

4. 查看关系：

   • 你会看到两个表之间出现了一条连接线,两端都有“1”和“∞”符号，这表示 “一对多” 关系：
     • “1” (一方): 一个联系人。
     • (多方): 这个联系人可以有零条或多条通话记录。

第四部分：实用技巧与资源

Access 2010 用户界面技巧

• 功能区: Access 2010 引入了功能区，取代了传统的菜单和工具栏，如果你怀念旧菜单，可以右键点击功能区，选择 “自定义功能区”，然后勾选 “开发工具” 选项卡，以便访问更高级的功能。
• 导航窗格: 左侧的导航窗格是管理所有数据库对象的核心，你可以右键点击它，选择 “导航选项” 来改变其组织和显示方式。
• 上下文选项卡: 当你选中某个对象（如窗体或报表）时，顶部会出现一个或多个新的选项卡，这些是与该对象相关的特定命令。

学习资源推荐

• 官方资源:
  • Microsoft Office 支持: 搜索 "Access 2010 教程"，微软官方提供了大量的帮助文章和视频。
• 视频教程:
  • Bilibili (B站): 搜索关键词“Access 2010 入门教程”、“Access 数据库”，有大量国内UP主制作的免费、系统的视频课程，非常适合初学者。
  • YouTube: 搜索 "Access 2010 Tutorial for Beginners"，有大量高质量的英文教程，通常配有中文字幕。
• 在线课程平台:
  • 网易云课堂、慕课网 等平台也有相关的数据库课程，虽然可能不是专门针对2010版本，但核心概念和操作是相通的。
• 书籍:

  可以购买一些经典的 Access 入门书籍，如《Access 2010 宝典》等，内容更系统、更深入。

Access 2010 是一个功能强大且灵活的工具，掌握它的关键在于理解其核心思想：

1. 数据先行: 先设计好结构合理的表，这是所有工作的基础。
2. 关系为王: 学会使用表关系来连接不同类型的数据，这是 Access 区别于 Excel 的核心优势。
3. 界面至上: 善用窗体和报表为用户创建友好、易用的操作界面。

从创建一个简单的表开始,逐步学习查询、窗体和报表，最后掌握多表关系的设计，你就能逐步构建出功能完善的数据库应用，祝您学习顺利！