Outlook 2007 完整教程

第一部分：初识 Outlook 2007

启动 Outlook 2007 后，您会看到一个清晰的界面，主要由几个核心部分组成：

1. 功能区: 位于窗口顶部，是 Outlook 2007 最大的变化之一，它将所有命令按功能（如“开始”、“发送/接收”、“文件夹”、“视图”）组织在不同的选项卡中，取代了旧版本的工具栏和菜单栏。
2. 导航窗格: 位于左侧，是您在不同 Outlook 项目（邮件、日历、联系人、任务、便笺、日记）之间切换的主要区域。
3. 阅读窗格: 位于中间邮件列表的右侧，用于预览选中的邮件内容，无需双击打开即可快速阅读。
4. 邮件列表/内容区: 显示当前所选项目（如邮件、日历约会等）的列表或具体内容。
5. 待办事项栏: 通常位于右侧，显示您的日历和当天的待办事项列表。

第二部分：账户设置（收发邮件）

在使用 Outlook 2007 收发邮件之前，您需要先配置您的邮箱账户。

步骤 1：首次启动设置 如果是第一次启动 Outlook，它会自动启动“账户配置向导”。

• 选择 “是”，然后点击 “下一步”。
• 选择 “是”，然后点击 “下一步”。
• 选择 “手动配置服务器设置或其他服务器类型”，然后点击 “下一步”。
• 选择 “Internet 电子邮件”，然后点击 “下一步”。

步骤 2：填写账户信息

• 您的姓名： 输入您希望在邮件“发件人”一栏显示的名称。
• 电子邮件地址： 输入您的完整邮箱地址，yourname@example.com。
• 账户类型： 大多数邮箱使用 POP3 或 IMAP。
  • POP3 (Post Office Protocol 3): 邮件会从服务器下载到您的电脑上，然后从服务器上删除，适合希望在单台设备上管理邮件的用户。
  • IMAP (Internet Message Access Protocol): 邮件保留在服务器上，您在电脑上的操作（如标记已读、移动邮件）会同步到服务器，适合在多台设备（如电脑、手机）上同步邮件的用户。
• 接收邮件服务器: 您的邮箱服务提供商提供的服务器地址（pop.example.com 或 imap.example.com）。
• 发送邮件服务器: 通常是 smtp.example.com。
• 用户名: 您的完整邮箱地址。
• 密码: 您的邮箱密码。
• 勾选“要求安全密码验证”：这可以增强连接安全性。
• 点击 “其他设置”，在“高级”选项卡中，可以设置服务器端口（如 POP3 默认 110，IMAP 默认 143，启用 SSL 后会变为 995/993）。
• 点击 “确定”，“下一步”，Outlook 会测试您的账户设置，如果成功，点击 “完成” 即可。

如何添加新账户？ 如果以后需要添加新账户，请点击菜单栏的 “工具” -> “账户设置”，然后在弹出的窗口中点击“新建...”并重复上述步骤。

第三部分：核心功能详解

邮件管理

这是 Outlook 最常用的功能。

• 撰写新邮件：

  • 点击功能区 “开始” 选项卡中的 “新建” 按钮。
  • 在弹出的新邮件窗口中,填写 “收件人”、“抄送”、“主题” 和邮件正文。
  • 点击 “发送”。

• 回复、转发邮件：

  • 回复： 选中一封邮件，点击功能区 “开始” 选项卡中的 “答复” 或 “全部答复”，这会自动将原邮件的发件人（或所有收件人）填入收件人栏，并引用原邮件内容。
  • 转发： 选中一封邮件，点击 “转发”，这会将原邮件内容作为附件或正文发送给新的收件人。

• 管理邮件（文件夹规则）：

  
  （图片来源网络，侵删）
  • 创建文件夹： 在导航窗格的“邮件”下，右键点击“个人文件夹”或“收件箱”，选择 “新建文件夹”，为文件夹命名。
  • 使用规则自动分类邮件： 这是 Outlook 的强大功能，可以自动处理邮件。
    • 点击菜单栏 “工具” -> “规则和通知...”。
    • 点击 “新建规则...”。
    • 创建一个规则来自动将来自老板的邮件移动到“重要邮件”文件夹：
      1. 在“从模板开始”或“从空白规则开始”中选择 “将邮件移至指定文件夹”。
      2. 在“步骤 2：编辑规则说明”中点击 “特定人”，输入老板的邮箱地址并点击“确定”。
      3. 点击 “指定”，选择您创建好的“重要邮件”文件夹并点击“确定”。
      4. 为规则命名,点击 “完成”。

• 搜索邮件：

  • 在邮件列表上方的搜索框中输入关键词,Outlook 2007 会实时搜索邮件主题、发件人、正文等。
  • 点击搜索框右侧的 “搜索工具” 按钮，可以设置更精确的搜索条件（如发件人、时间范围、是否带附件等）。

日历管理

• 创建约会：

  • 点击导航窗格中的 “日历”。
  • 点击功能区 “动作” 选项卡中的 “新建约会”。
  • 填写主题、地点、开始/结束时间，并设置提醒。
  • 点击 “保存并关闭”。

• 安排会议：

  • 点击功能区 “动作” 选项卡中的 “新会议”。
  • 与约会不同,会议需要添加 “必需” 和 “可选” 的与会者。
  • 点击 “发送” 后，会向所有与会者发送会议邀请，他们可以接受、拒绝或暂定。

• 查看和管理日程：

  • 点击日历视图右上角的 “天/周/月” 按钮可以切换视图。
  • 可以通过拖动日程来调整会议时间。
  • 可以将日历共享给同事,让他们查看您的空闲时间。

联系人管理

• 添加联系人：

  • 点击导航窗格中的 “联系人”。
  • 点击功能区 “新建” 选项卡中的 “新建联系人”。
  • 填写姓名、单位、电话、邮箱等信息，点击 “保存并关闭”。

• 从邮件中添加联系人：

  • 打开一封邮件,右键点击发件人的姓名，选择 “添加到 Outlook 联系人”。

• 查找联系人：

  在联系人界面,直接在联系人列表上方输入姓名或公司名称即可快速查找。

任务管理

• 创建任务：

  • 点击导航窗格中的 “任务”。
  • 点击功能区 “新建” 选项卡中的 “新建任务”。
  • 填写任务主题、截止日期、优先级等，点击 “保存并关闭”。

• 将邮件转换为任务：

  • 在邮件列表中,直接将一封邮件 拖拽 到导航窗格的 “任务” 图标上，Outlook 会自动创建一个任务，并将邮件内容作为任务备注。

第四部分：高级技巧与最佳实践

1. 使用签名：

   • 点击菜单栏 “工具” -> “选项”。
   • 在“邮件格式”选项卡中，点击 “签名...”。
   • 您可以创建多个签名（如商务签名、个人签名），并为不同的邮件账户或场景设置默认签名。

2. 设置邮件提醒：

   • 对于重要邮件,您可以右键点击邮件，选择 “后续标志” -> “立即标记”，并设置提醒时间，这样它就会出现在您的待办事项栏中。

3. 使用“邮件合并”发送个性化邮件：

   • 这是一个非常强大的功能,可以结合 Word 和 Outlook，向联系人列表中的每个人发送内容相同但称呼、地址等个人信息不同的邮件。
   • 在 Word 中创建包含占位符（如 «姓名»）的邮件模板，然后通过 “工具” -> “邮件合并...” 功能，选择 Outlook 联系人作为数据源，完成合并。

4. 数据文件管理 (.pst 文件)：

   • Outlook 2007 使用 .pst (Personal Folders File) 文件来存储您的所有数据，定期备份这个文件非常重要。
   • 默认路径通常在 C:\Documents and Settings\<您的用户名>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\。
   • 您可以将整个数据文件移动到其他位置,然后通过 “文件” -> “打开” -> “Outlook 数据文件 (.pst)...” 来加载它。

5. 清理和压缩数据文件：

   • 长期使用后,.pst 文件会变得很大，影响性能。
   • 点击菜单栏 “文件” -> “数据文件管理...”。
   • 选择您的 .pst 文件，点击 “设置”，然后点击 “开始压缩”。

第五部分：常见问题与解决

• 问题：无法发送/接收邮件。

  • 检查网络连接。
  • 检查账户设置： 用户名、密码、服务器地址是否正确。
  • 检查防火墙或杀毒软件： 它们可能会阻止 Outlook 访问网络。
  • 手动点击“发送/接收”按钮： 看看是否能正常工作。

• 问题：Outlook 运行缓慢。

  • 压缩数据文件： 按照上面的步骤进行压缩。
  • 清空“已删除邮件”文件夹。
  • 禁用不必要的外接程序： 点击 “工具” -> “信任中心” -> “宏设置”，检查是否有加载项影响性能。
  • 将 .pst 文件移动到本地硬盘，而不是网络驱动器。

• 问题：如何导出/导入数据？

  • 导出： 点击 “文件” -> “导入和导出...”，选择 “导出到文件”，然后选择 “个人文件夹文件 (.pst)”，选择要导出的内容（如联系人、日历）。
  • 导入： 同样在“导入和导出”向导中，选择 “从另一程序或文件导入”，然后选择 .pst 文件。