Microsoft Project 2010 完整使用教程

第一部分：初识 Project 2010

1 什么是 Microsoft Project？

Microsoft Project (简称 MS Project 或 Project) 是一款专业的项目管理软件,它主要帮助项目经理和团队进行：

• 项目规划：创建任务、分配资源、设定时间表。
• 进度跟踪：监控项目实际进展,与计划进行对比。
• 资源管理：管理人员、设备、材料等资源,避免资源冲突或过度分配。
• 成本控制：估算和跟踪项目总成本。
• 报告生成：自动生成项目状态报告,方便与利益相关者沟通。

它就是将复杂的项目工作，通过可视化的方式（如甘特图）进行组织和管理的强大工具。

2 界面概览 (熟悉工作区)

启动 Project 2010 后,你会看到以下主要区域：

• 功能区：位于窗口顶部，是命令的主要集合，包含“文件”、“开始”、“插入”、“视图”等选项卡,每个选项卡下有相关的命令组。
• 视图栏：位于窗口右下角，提供快速切换不同视图的按钮，如“甘特图”、“任务工作表”、“资源工作表”、“资源图表”等。
• 时间刻度：在甘特图视图的上方，显示项目的时间线（天、周、月等）。
• 图表区：甘特图视图的核心，左侧是任务列表，右侧是任务条形图，直观地显示任务的时间、持续时间和依赖关系。
• 详细信息窗格：位于窗口最右侧,可以显示当前选中任务或资源的详细信息。
• 状态栏：位于窗口最底部，显示缩放控件、视图切换按钮等。

第二部分：创建你的第一个项目计划

1 创建新项目

1. 启动 Project 2010。
2. 点击左上角的 “文件” 选项卡，然后选择 “新建”。
3. 在“可用模板”中，选择 “空白项目”，然后点击 “创建”。

2 设置项目基本信息

1. 点击 “项目” 选项卡。
2. 在 “属性” 组中，点击 “项目信息”。
3. 在弹出的对话框中，你可以设置：
   • 开始日期：项目的预计开始日期。
   • 当前日期：用于跟踪项目的基准日期。
   • 日历：选择项目的工作日历（如标准日历、夜班日历等）,这会影响任务的排期。

3 创建任务列表

这是项目规划的核心,任务就是项目中需要完成的具体工作。

1. 默认情况下，你处于 “甘特图” 视图。
2. 在左侧的 “任务名称” 列中，直接输入你的任务名称，按 Enter 键添加新任务。
   • 示例：对于一个“网站开发”项目，任务列表可能是：
     • 需求分析
     • UI/UX 设计
     • 前端开发
     • 后端开发
     • 测试
     • 部署上线

4 设置任务工期

工期是指完成一个任务所需的时间（如天、周、小时）。

1. 在任务列表中,选中要设置工期的任务。
2. 在右侧的 “工期” 列中，输入时间。
   • 输入规则：2d (2天), 3w (3周), 4h (4小时)，如果单位是默认的“天”，直接输入 2 即可。
   • 提示：Project 会根据项目的开始日期和工期，自动计算任务的 “完成时间”。

5 建立任务间的关联 (链接任务)

任务之间通常有先后顺序，这种关系叫做“依赖关系”或“链接”，链接后，当一个任务开始或完成后,相关任务会自动开始。

1. 按住 Ctrl 键，用鼠标点击要建立关联的任务（按顺序点击）。
   • 示例：先点击“需求分析”，再按住 Ctrl 点击“UI/UX 设计”。
2. 在 “任务” 选项卡的 “日程” 组中，点击 “链接所选任务” 按钮。
   • 默认链接类型是 “完成-开始 (FS)”，即“需求分析”完成后，“UI/UX 设计”才能开始,这是最常用的链接类型。
3. 你会看到甘特图上,任务条之间出现了连接线。

6 设置摘要任务

任务是用于组织和汇总其下所有子任务的“容器”。

1. 在任务列表中,将相关的子任务放在一起。
2. 选中这些子任务（可以按住 Shift 连续选择）。
3. 在 “任务” 选项卡的 “插入” 组中，点击 “摘要任务”。

   Project 会在选中的任务上方自动创建一个摘要任务，并自动计算其工期（从最早子任务开始到最晚子任务结束）。

7 设置里程碑

里程碑是项目中的重要节点，它本身不消耗时间（工期为0）,但用来标记一个或多个阶段的完成。

1. 在任务列表中，输入一个代表里程碑的任务名称（如“项目启动”、“设计完成”）。
2. 在 “工期” 列中，输入 0。
3. 选中该任务，在 “任务” 选项卡的 “日程” 组中，点击 “标记任务” 按钮,任务条会变成一个菱形。

第三部分：分配资源与成本

1 创建资源列表

资源是用于完成任务的任何东西，可以是人员、设备、材料等。

1. 点击视图栏上的 “资源工作表” 按钮,切换到资源视图。
2. 在 “资源名称” 列中，输入资源名称。
   • 示例：张三、李四、会议室、服务器。
3. 在 “类型” 列中，指定资源类型：
   • 工时：人员或设备,按工作时间计算成本。
   • 材料：消耗品，如木材、水泥,按用量计算成本。
4. 在 “最大单位” 列中，设置该资源可投入的最大工作量（如“张三”可设置为 100%，表示全职；“会议室”可设置为 1，表示一个会议室）。
5. 在 “标准费率” 列中，输入资源的单位成本（如“张三”的时薪是 50 元）。

2 为任务分配资源

1. 切换回 “甘特图” 视图。
2. 选中要分配资源的任务（如“前端开发”）。
3. 在 “任务” 选项卡的 “资源分配” 组中，点击 “分配资源”。
4. 在弹出的 “分配资源” 对话框中，选择要分配的资源（如“张三”），然后点击 “分配” 按钮。
5. 你可以在 “单位” 列中调整资源投入的百分比（如张三可能只在这个任务上投入 50% 的时间）。

3 查看成本

分配资源后，Project 会自动计算成本。

1. 在 “甘特图” 视图中，右键单击列标题，选择 “插入列...”。
2. 在列表中找到 “成本”，点击 “添加”，然后点击 “确定”。
3. 你可以在任务列表中看到每个任务和整个项目的估算成本。

第四部分：设置项目基准

基准是项目计划的“快照”，在项目正式启动前，设置一个基准至关重要,它将作为后续跟踪和比较的参照物。

1. 确保你的项目计划已经完善（所有任务、工期、资源都已分配）。
2. 点击 “项目” 选项卡。
3. 在 “计划” 组中，点击 “设置基准”，然后选择 “设置基准...”。
4. 在弹出的对话框中，保持默认选项，点击 “确定”。
5. Project 会保存当前的项目计划，并将其标记为“基准”，你可以通过添加“基准”列来查看基准工期、基准开始时间等。

第五部分：跟踪项目进度

项目进行中,你需要将实际进展与基准计划进行比较。

1 更新任务进度

有两种主要方式更新任务：

• 手动更新

  1. 在甘特图中,找到已经完成的任务。
  2. 在 “完成百分比” 列中，输入 100%。
  3. 对于部分完成的任务，输入相应的百分比（如 50%）。

• 使用状态更新

  1. 点击 “项目” 选项卡。
  2. 在 “状态” 组中，点击 “更新项目”。
  3. 你可以在这里批量更新项目状态，例如将所有已完成任务的百分比设为100%。

2 查看进度差异

Project 提供了强大的视图来对比计划与实际。

1. 跟踪甘特图：

   • 点击 “视图” 选项卡。
   • 在 “数据” 组中，点击 “详细信息”，然后勾选 “差异”。
   • 在甘特图的右侧，会出现一个新的条形图,用不同颜色显示实际进度与基准计划的差异。

2. 盈余分析：

   • 这是一个更高级的指标，衡量项目是否“物有所值”。
   • 切换到 “任务分配状况” 或 “资源状况” 视图。
   • 在 “视图” 选项卡的 “数据” 组中，点击 “表”，选择 “盈余分析”。
   • 你可以看到 BCWS (计划价值)、BCWP (挣值) 和 ACWP (实际成本) 等关键指标。

第六部分：美化报表与打印

1 应用格式

• 甘特图样式：点击 “格式” 选项卡，在 “甘特图样式” 组中，可以快速应用预设的颜色和格式方案，让甘特图更美观、更易读。
• 网格线：在 “格式” 选项卡的 “网格” 组中，可以添加或修改网格线,使图表更清晰。

2 打印

1. 点击 “文件” 选项卡，选择 “打印”。
2. 在右侧的 “打印设置” 中，你可以选择：
   • ：选择打印“所有信息”、“仅任务”或“仅甘特图”。
   • 时间刻度：设置打印的时间范围。
   • 页面设置：可以调整方向、页边距等,确保内容能完整打印在一页上。

3 生成报表

Project 提供了多种内置报表模板。

1. 点击 “报表” 选项卡。
2. 在 “报表” 组中，点击 “报表”。
3. 在弹出的对话框中，你可以选择：
   • 总览报表：如“高级行业报表”、“里程碑报表”。
   • 当前活动报表：如“未开始任务”、“即将到期的任务”。
   • 成本报表：如“现金流量”、“预算”。
   • 自定义报表：创建你自己的报表模板。

第七部分：实用技巧与提示

• 使用快捷键：学习常用快捷键能极大提升效率，如 Ctrl+S (保存), F9 (刷新), Alt+F1 (创建图表)。
• 拆分窗口：在“视图”选项卡中，点击“拆分”，可以同时看到甘特图和任务工作表,方便编辑。
• 过滤任务：当任务很多时，使用“筛选器”可以只显示你关心的任务（如“里程碑”、“高优先级任务”）。
• 分组任务：在“视图”选项卡中，使用“分组”功能，可以按特定字段（如“负责人”、“状态”）对任务进行分类汇总。
• 保存为 PDF：点击“文件”->“另存为”，在“保存类型”中选择“PDF”,方便分享项目计划。

Microsoft Project 2010 是一个功能强大的工具，但核心逻辑并不复杂，掌握 “创建任务 -> 设置工期 -> 链接任务 -> 分配资源 -> 设置基准 -> 跟踪进度” 这个流程,你就可以用它来管理绝大多数项目了。

学习建议：

1. 从简单项目开始：不要一开始就尝试管理一个极其复杂的项目。
2. 多动手练习：跟着教程一步步操作,自己创建一个小项目。
3. 善用帮助文档：遇到问题时，按 F1 键或点击功能区右上角的问号,查找官方帮助。

希望这份教程能帮助你顺利入门 Project 2010！