NoteExpress 使用全攻略：从文献收集到论文写作

为什么选择 NoteExpress？

在开始之前,先了解 NoteExpress 的核心优势，这能帮助你更好地理解它的价值：

1. 一站式解决方案：集成了文献检索、管理、阅读、笔记、引文和参考文献格式化所有功能，无需在多个软件间切换。
2. 强大的中文支持：对中文文献、中文期刊、中文引文格式（如国标GB/T 7714）的支持非常完善，是国内科研人员的首选。
3. 与 Word 深度集成：通过官方插件，可以非常方便地在 Word 中插入引文、生成参考文献列表，并自动调整格式。
4. 云端同步：支持云端同步，可以在个人电脑、办公室电脑、图书馆电脑甚至手机上无缝同步你的文献库。

安装与初始设置

下载与安装

• 官网：访问 NoteExpress 官方网站（http://www.inoteexpress.cn/）。
• 下载：下载最新版的 NoteExpress 客户端，通常分为“个人版”和“机构版”，如果你所在学校购买了校园版，建议优先使用机构版，可能拥有更多数据库的访问权限。
• 安装：按照安装向导完成安装，安装时会自动安装 Word 插件。

首次启动与账户创建

• 打开 NoteExpress，首先会提示你创建一个账户。强烈建议注册一个账户，这对于云端同步至关重要。
• 登录后,NoteExpress 会引导你创建一个“本地数据库”（.nex 文件），这是你所有文献、笔记、笔记的存储中心，给它起一个有意义的名字，我的博士论文文献库”。

连接在线数据库

• 点击菜单栏的 工具 -> 选项。
• 在弹出的窗口中,选择 在线数据库 标签页。
• 你可以添加你所在机构购买的数据库,如 中国知网、万方数据、维普资讯、Web of Science、PubMed 等，NoteExpress 内置了大量数据库的检索接口，选择你常用的并启用即可。（此步通常由学校图书馆管理员配置，个人用户可手动添加）

核心功能详解：工作流

我们将按照一个典型的科研工作流来介绍 NoteExpress 的核心功能。

检索与导入文献

这是使用 NoteExpress 的第一步，目的是将找到的文献直接保存到你的个人文献库中。

• 通过 NoteExpress 内置数据库检索（推荐）

  1. 在 NoteExpress 主界面的左上角，选择你已连接的数据库（如“中国知网”）。
  2. 在检索框中输入关键词（如“机器学习 医学影像”）。
  3. 在 NoteExpress 内的检索结果页面，勾选你感兴趣的文献条目。
  4. 点击工具栏的 导入到本地 或 导出到NoteExpress 按钮，文献就会被自动保存到你指定的文件夹中。

• 通过浏览器插件导入（最常用）

  1. 安装 NoteExpress 浏览器插件（Chrome、Edge 等主流浏览器都支持）。
  2. 打开任意一个数据库（如 Google Scholar, PubMed, 知网）的检索结果页面。
  3. 当你将鼠标悬停在一条文献记录上时,会出现一个“导入到 NoteExpress”的图标（通常是一个 NE 的 Logo）。
  4. 点击图标,会弹出一个窗口，让你选择要导入的文献和目标文件夹，确认即可。

• 手动添加文献 如果只有 PDF 文件，没有题录信息，可以手动添加。

  
  （图片来源网络，侵删）
  1. 右键点击左侧的文件夹,选择 新建题录。
  2. 在弹出的窗口中,手动填写文献的标题、作者、年份、期刊等信息。
  3. 高级技巧：对于有 DOI 号的文献，点击工具栏的 从其他资源更新，输入 DOI，NoteExpress 会自动从网上抓取完整的题录信息。

管理文献库

导入文献后,你需要对它们进行整理，以便快速查找。

• 文件夹结构：在左侧的“我的文献库”下创建文件夹，按主题、项目、时间等分类存放，这是最基础的管理方式。
• 标 签：比文件夹更灵活的管理工具，一篇文献可以被打上多个标签（如 #重要 #已读 #方法学）。
  • 右键点击一篇文献,选择 为题录添加标签。
  • 之后,你可以通过点击侧边栏的“标签”视图，快速筛选出所有带有特定标签的文献。
• 检索与筛选：
  • 使用顶部的 快速检索 框，可以搜索标题、作者等所有字段。
  • 在题录列表上方,可以使用 字段检索 进行更精确的搜索，例如只搜索作者是“张三”的文献。

阅读与做笔记

NoteExpress 内置了强大的 PDF 阅读器，让你无需切换软件就能完成阅读和笔记。

• 打开 PDF：在题录列表中，双击一篇带有 PDF 文件的文献，就会在 NoteExpress 内部打开 PDF 阅读器。
• 高亮与批注：
  • 高亮：选中 PDF 中的文字，点击鼠标右键，选择 高亮，可以设置高亮颜色。
  • 批注：选中文字后，右键选择 添加批注，在弹出的文本框中写下你的想法。
  • 绘图：使用工具栏的画笔、直线、箭头等工具，可以在 PDF 上直接画图。
• 管理笔记：
  • 所有笔记和高亮都会自动与这篇文献关联。
  • 在题录列表中,右键点击一篇文献，选择 查看笔记，可以集中查看所有为这篇文献做的笔记，方便回顾。
  • 笔记也可以添加标签,方便后续整理。

在 Word 中写作与引文

这是 NoteExpress 的“杀手级”功能，能让你从繁琐的参考文献格式调整中解放出来。

前提：确保 Word 中已安装 NoteExpress 插件，在 Word 的“加载项”或“工具”菜单中能看到 NoteExpress 的选项卡。

• 第 1 步：插入引文

  1. 在 Word 中，将光标定位到你想要插入引文的位置。
  2. 点击 Word 菜单栏的 NoteExpress 选项卡。
  3. 点击 插入引文 按钮。
  4. 在弹出的搜索框中,输入作者、年份或标题关键词，找到你想要引用的文献。
  5. 双击文献,引文就会自动插入到光标位置，并按照你预设的格式（如 (张三, 2025) 或 [1-3]）显示。

• 第 2 步：插入参考文献列表

  1. 将光标定位到文档末尾,你希望生成参考文献列表的位置。
  2. 在 Word 的 NoteExpress 选项卡中，点击 插入参考文献列表。
  3. NoteExpress 会自动扫描全文，提取所有被引用的文献，并按照你选择的格式（如国标GB/T 7714）生成一个格式规范的列表。

• 第 3 步：格式化与切换样式

  • 选择输出样式：在 Word 的 NoteExpress 选项卡中，有一个 样式 下拉框，你可以在这里选择不同的期刊或学校要求的引文格式（如 GB/T 7714-2025、APA 6th 等）。
  • 格式化文档：当你更换了样式，或者修改了引文后，点击 格式化 按钮，全文的引文和参考文献列表会自动更新，无需手动调整。

• 高级技巧：引文编辑

  • 在已插入的引文上右键,可以选择 编辑引文。
  • 你可以在这里调整引文的格式,将 (张三, 2025) 改为 张三(2025)，或者添加页码 (张三, 2025, p.15)。
  • 还可以合并多个引文,如 [1, 3, 5] 合并为 [1-5]。

高级技巧与最佳实践

1. 使用“分组”功能：对于大量文献，可以使用“分组”功能进行动态筛选，创建一个“高被引论文”分组，设置规则为“被引次数 > 100”，这个分组会自动更新。
2. 定期备份：你的 .nex 文件是核心资产，定期将它复制到 U 盘或云盘（如百度网盘、OneDrive）中进行备份，防止数据丢失。
3. PDF 文件管理：在“选项”中设置 PDF 文件的存放位置，建议将 PDF 与 .nex 文件库放在一起，这样在重装系统或更换电脑时，只要整个文件夹一起移动，文献和 PDF 就不会丢失。
4. 与 EndNote/Zotero 导入导出：如果需要与他人协作或更换软件，NoteExpress 支持将文献库导出为 .enw 或 .ris 格式，也可以导入这些格式的文件。

常见问题与解决方案

• Q: 插入引文时提示“未找到匹配的题录”？

  • A: 这是因为你在 Word 中引用的文献，在你的 NoteExpress 文献库中不存在，检查拼写，或者确保该文献已经成功导入到库中。

• Q: 为什么我的参考文献列表格式不对？

  • A: 首先检查 Word 中 NoteExpress 插件的“样式”是否选对了，点击“格式化”按钮，让软件重新生成，如果还不行，可能是题录信息本身不完整（如缺卷期号），需要手动补充。

• Q: 如何删除多余的文献？

  • A: 在题录列表中选中不需要的文献，按 Delete 键，这会将文献移到“回收站”中，如果你确定不再需要，可以清空回收站。

• Q: 云端同步失败怎么办？

  • A: 检查网络连接是否正常，确认登录的账户是否正确，如果问题依旧，可以尝试退出登录，然后重新登录。

NoteExpress 是一个功能强大的文献管理工具，掌握它能极大地提升你的科研效率，核心流程可以总结为：

检索/导入 → 整理（文件夹/标签） → 阅读/做笔记 → 写作/引文

从今天开始,尝试将 NoteExpress 融入到你下一篇论文的写作过程中，你会发现它带来的便利是前所未有的，祝你科研顺利！