Microsoft Access 2010 教程：从零开始学数据库
第一部分：Access 是什么？为什么要学它？
什么是 Access？ Microsoft Access 是微软 Office 办公套件中的一个关系型数据库管理系统，你可以把它想象成一个“超级智能的 Excel”。
- Excel：擅长处理表格形式的数据,适合计算和分析。
- Access：擅长存储、管理和关联大量结构化的数据，一个公司有员工信息、客户信息、订单信息，这些信息相互关联，用 Access 来管理就非常高效。
核心概念 在学习之前,必须理解几个基本术语：
- 数据库：一个完整的文件（扩展名
.accdb），包含了所有相关的表、查询、窗体、报表等。 - 表：数据的集合，由行和列组成，每一列是一个字段（如“姓名”、“年龄”），每一行是一条记录（一个员工的所有信息）。
- 主键：表中的一个或多个字段，其值能唯一标识每一条记录。“员工ID”可以作为员工表的主键,确保没有两个员工拥有相同的ID。
- 关系：在多个表之间建立的联系，通过“员工ID”将“员工表”和“订单表”关联起来,就知道是哪个员工下的订单。
- 查询：从一个或多个表中提取、筛选、计算和组合数据的工具，它本身不存储数据，只是一个“视图”。
- 窗体：用户与数据库交互的界面，你可以用它来方便地输入、查看和编辑数据,而不用直接操作表格。
- 报表：用于将数据以打印友好的格式展示出来,通常用于汇总和打印数据。
第二部分：创建你的第一个数据库
目标：创建一个简单的“联系人管理”数据库。
步骤 1：启动 Access 并创建空数据库
- 打开 Microsoft Access 2010。
- 在启动界面，选择 “空数据库”。
- 在右侧的 “文件名” 框中，为你的数据库命名，
联系人管理.accdb。 - 点击文件夹图标 “浏览”,选择一个保存位置。
- 点击 “创建” 按钮。
一个空的数据库文件已经创建好了，但里面什么都没有，Access 会自动进入“创建”选项卡。
步骤 2：创建第一个表 表是数据库的基石，我们将创建一个“联系人”表来存储联系人信息。
-
在 “创建” 选项卡中，点击 “表设计”。
-
这会打开一个“设计视图”窗口,这是你定义表结构的地方。
步骤 3：设计表结构 我们将定义几个字段,并设置它们的属性。
| 字段名称 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 联系人ID | 自动编号 | 主键，系统自动为每个联系人分配唯一ID |
| 姓名 | 短文本 | 联系人的姓名 |
| 电话 | 短文本 | 联系人的电话号码 |
| 电子邮件 | 短文本 | 联系人的电子邮件地址 |
| 公司 | 短文本 | 联系人所在的公司 |
| 备注 | 备注 | 其他信息 |
操作：
- 在第一行的 “字段名称” 列中输入
联系人ID。 - 在 “数据类型” 列中，选择 “自动编号”。
- 在下方的 “常规” 属性选项卡中，找到 “主键” 按钮（一个钥匙图标），点击它,这个字段现在就是主键了。
- 在第二行的 “字段名称” 列中输入
姓名，“数据类型” 保持默认的 “短文本”。 - 依次输入其他字段（电话、电子邮件、公司、备注），数据类型都选择“短文本”，备注的数据类型选择“备注”。
步骤 4：保存并切换到数据表视图
- 按
Ctrl + S，或在设计视图上右键选择 “保存”，将表命名为联系人。 - 关闭设计视图窗口。
- 在左侧的“所有 Access 对象”导航窗格中，双击你刚刚创建的 “联系人” 表。
现在你进入了数据表视图，一个类似 Excel 的网格,你可以在这里直接输入数据了！
步骤 5：输入数据
在网格中为每个联系人输入信息，每输入完一条记录（一行），按 Tab 键或 Enter 键可以转到下一条记录。
第三部分：让数据更易用——创建查询
目标：创建一个查询，只显示“公司”为“ABC公司”的所有联系人。
- 在 “创建” 选项卡中，点击 “查询设计”。
- 会弹出一个“显示表”对话框，因为我们只有一个表，所以直接点击 “添加”，然后点击 “关闭”。
- 将
联系人表中的所有字段（）从字段列表中拖到下方的网格中。 - 在 “公司” 字段的 “条件” 行中，输入
="ABC公司"，注意,文本值需要用英文双引号括起来。 - 按
Ctrl + S，将查询命名为查找ABC公司联系人,然后关闭设计视图。
测试查询： 在左侧导航窗格中，双击 “查找ABC公司联系人”，查询结果会立即显示出来,只包含你设定的条件的数据。
第四部分：打造用户友好界面——创建窗体
目标：创建一个窗体，让用户可以更直观地添加和查看联系人信息。
- 在左侧导航窗格中，确保选中了 “联系人” 表。
- 在 “创建” 选项卡中，点击 “窗体”。
Access 会自动为你生成一个美观的窗体布局，并立即打开它，这个窗体包含了“联系人”表的所有字段，并且带有导航按钮（第一条、上一条、下一条、最后一条）和新建记录按钮。
自定义窗体（可选）：
- 切换到 “布局视图”（在“开始”选项卡或窗体选项卡中）。
- 你可以直接在窗体上拖动字段来调整它们的位置和大小。
- 在 “设计” 选项卡中，可以添加标题、按钮、图片等,让窗体更专业。
第五部分：打印和分析数据——创建报表
目标：创建一个报表，打印所有联系人的列表。
- 在左侧导航窗格中，选中 “联系人” 表。
- 在 “创建” 选项卡中，点击 “报表”。
Access 同样会自动生成一个包含所有联系人信息的报表，并进入打印预览视图,你可以看到报表的格式比数据表视图更适合打印。
自定义报表（可选）：
- 切换到 “布局视图” 或 “设计视图”。
- 你可以调整字段顺序、添加分组（例如按公司分组）、添加页眉页脚、添加公司Logo等，让报表信息更清晰、更专业。
第六部分：Access 2010 界面速览
熟悉一下主界面,会让你的操作更流畅。
- 功能区：顶部的选项卡式菜单，包含了所有命令（文件、开始、创建、外部数据、数据库工具）。
- 快速访问工具栏：通常在功能区上方，可以放置你最常用的命令（如保存、撤销）。
- 导航窗格：数据库对象的“总管”，在这里可以打开表、查询、窗体、报表等。
- 上下文选项卡：当你选中某个对象（如图片或图表）时,会自动出现与该对象相关的选项卡。
第七部分：总结与进阶
你已经完成了 Access 2010 的入门！
现在你已经掌握了创建数据库、设计表、使用查询、制作窗体和报表的基本流程,一个简单的联系人管理系统已经可以运行了。
下一步可以学习什么？
- 数据类型进阶：学习使用“日期/时间”、“是/否”、“附件”等数据类型。
- 表关系：创建多个相关联的表（如“联系人”和“订单”）,并建立一对一或一对多关系。
- 高级查询：学习使用
IIf函数进行条件判断，使用Sum、Avg等函数进行汇总计算。 - 宏：使用宏来自动执行一系列操作,例如点击一个按钮就打开另一个窗体或运行一个查询。
- VBA 编程：对于更复杂的需求，可以学习 Visual Basic for Applications,编写代码来实现高度定制化的功能。
学习资源推荐：
- 微软官方文档：最权威、最准确。
- 在线视频教程：在 YouTube、Bilibili 等平台搜索“Access 2010 教程”,有大量视频资源。
- 专业书籍：购买经典的 Access 入门或进阶书籍,进行系统学习。
希望这份教程能帮助你顺利开启 Access 2010 的学习之旅！多动手实践,你会发现数据库管理其实并不难。
