Microsoft Access 2010 数据库教程

第一部分：初识 Access - 核心概念

在开始操作之前,我们必须理解 Access 与 Excel 的根本区别，以及 Access 的核心组件。

• 数据库 vs. 电子表格:

  • Excel: 像一个巨大的网格，适合处理平面数据（一个简单的列表）。
  • Access: 是一个关系型数据库管理系统，用于管理相互关联的数据，它能确保数据的一致性、减少冗余，并能高效地处理大量数据。

• Access 的六大对象 (这是最重要的概念！):

  1. 表: 数据的仓库，所有数据都存储在表中，每个表只存储一类信息（“客户”表只存客户信息，“订单”表只存订单信息），这是数据库的基石。
  2. 查询: 数据的筛选器，你可以用它来从多个表中提取、筛选、组合和计算数据，而不会影响原始数据，你可以创建一个“查询”来查找“去年所有购买金额超过1000元的客户”。
  3. 窗体: 数据的输入界面，它为用户提供了友好、直观的界面来查看、添加、修改和删除表中的数据，窗体可以美化数据输入，并防止输入错误。
  4. 报表: 数据的打印输出，用于将数据以格式化的、专业的形式呈现和打印出来，例如销售月报、库存清单等。
  5. 宏: 自动化的任务，是一系列操作的集合，用于自动执行重复性任务（点击一个按钮，自动打开一个窗体并筛选特定数据）。
  6. 模块: 高级编程，使用 VBA (Visual Basic for Applications) 语言编写的代码，用于实现极其复杂和自定义的功能，初学者可以先忽略它。

核心思想： 我们用表存储数据，用查询查找数据，用窗体管理数据，用报表展示数据。

第二部分：创建你的第一个数据库

我们将以一个“小型图书管理系统”为例，一步步完成。

步骤 1：创建空数据库

1. 启动 Microsoft Access 2010。
2. 在启动屏幕,选择 “空白数据库”。
3. 在右侧的 “文件名” 框中，为你的数据库命名，图书管理系统.accdb。
4. 点击 “浏览” 按钮选择一个保存位置。
5. 点击 “创建” 按钮。

你得到了一个空数据库,但还没有任何数据。

步骤 2：创建表

表是数据库的核心,我们将创建三个基本表：图书表、读者表 和 借阅记录表。

1. 在左侧的 “所有 Access 对象” 导航窗格中，你会看到一个名为 表1 的对象，右键点击它，选择 “设计视图”。
2. 在弹出的 “另存为” 对话框中，输入表名 图书表，然后点击 “确定”。
3. 现在你进入了表设计器,这里有两列：“字段名称” 和 “数据类型”。

设计 图书表:

• 设置主键:
  • 选中 图书ID 字段行。
  • 在顶部的 “设计” 选项卡中，点击 “主键” 按钮（一个钥匙图标）。图书ID 字段前面会出现一个小钥匙，表示它是主键，主键确保了每条记录的唯一性。

保存并创建其他表:

1. 关闭设计视图,保存对 图书表 的更改。
2. 再次右键点击导航窗格中的空白处,选择 “表设计”。
3. 创建 读者表，结构如下：

4. 创建 借阅记录表，这是连接前两个表的关键表：

步骤 3：建立表关系

现在我们有三个独立的表,但它们之间还没有关联，我们需要告诉 Access，借阅记录表 中的 图书ID 应该对应 图书表 中的 图书ID，以此类推。

1. 点击顶部菜单栏的 “数据库工具” 选项卡。
2. 在 “关系” 组中，点击 “关系” 按钮。
3. 如果弹出“显示表”对话框，依次将 图书表、读者表、借阅记录表 添加到关系图中，然后关闭“显示表”对话框。
4. 从 图书表 中拖动 图书ID 字段，放到 借阅记录表 的 图书ID 字段上。
5. 在弹出的 “编辑关系” 对话框中，勾选 “实施参照完整性”，这个选项非常重要，它能防止你借阅一本不存在的书。
6. 点击 “创建”，你会看到两个表之间出现一条连接线。
7. 重复此过程,将 读者表 的 读者ID 拖到 借阅记录表 的 读者ID 上，同样勾选 “实施参照完整性” 并创建关系。
8. 保存关系布局,关闭关系视图。

恭喜！ 你的数据库结构已经搭建完成，现在可以开始输入数据了。

第三部分：查询、窗体和报表

空空的表不好看,也不好用，现在我们为它添加“皮”和“肉”。

创建查询

假设你想查看所有“清华大学出版社”的图书。

1. 在 “创建” 选项卡中，点击 “查询设计”。
2. 在弹出的“显示表”对话框中，双击 图书表，然后关闭对话框。
3. 将 书名、作者、出版社、价格 四个字段拖到下方的网格中。
4. 在 出版社 列的 “条件:” 行中，输入 ="清华大学出版社"。
5. 点击 “运行” (感叹号图标)，你就能看到查询结果了。
6. 切换到 “设计” 选项卡，点击 “保存”，将查询命名为 清华大学出版社图书查询。

创建窗体

用表格输入数据很枯燥,我们来创建一个漂亮的输入界面。

1. 在左侧导航窗格中,选中 图书表。
2. 在 “创建” 选项卡中，点击 “窗体” 按钮。
3. Access 会自动为你生成一个美观的窗体，你可以直接在这个窗体中添加、编辑图书信息。
4. 切换到 “布局视图” 或 “设计视图”，你可以拖动字段、调整布局、添加标题等。
5. 保存窗体,命名为 图书输入窗体。

创建报表

老板要一份图书库存清单,你需要打印出来。

1. 在左侧导航窗格中,选中你刚才创建的 清华大学出版社图书查询。
2. 在 “创建” 选项卡中，点击 “报表” 按钮。
3. Access 会基于查询结果快速生成一个报表。
4. 切换到 “布局视图”，你可以调整字体、对齐方式、添加页眉页脚等。
5. 保存报表,命名为 清华大学出版社图书清单。

第四部分：进阶技巧与资源

当你掌握了基础后,可以探索更高级的功能。

• 使用宏: 在窗体上添加一个按钮，点击后可以打开另一个窗体或打印报表。
  • 在 “创建” 选项卡中，点击 “宏”。
  • 在宏设计器中,选择操作（如 OpenForm），并设置操作参数（如要打开的窗体名称）。
  • 保存宏。
  • 在窗体的 “设计视图” 中，从 “控件” 组中拖出一个 “按钮”，在弹出的向导中选择你刚才创建的宏。
• 数据输入表单: 对于 借阅记录表，输入 图书ID 和 读者ID 不直观，可以创建一个带有组合框 的窗体，让用户从下拉列表中选择书名和读者姓名，而不是输入ID，这需要在窗体设计器中修改控件的属性。
• 数据验证: 在表设计器中，为字段设置规则，为 价格 字段设置 “有效性规则” 为 >0，防止输入负数。

第五部分：学习资源推荐

如果你想深入学习,可以参考以下资源：

1. 官方文档 (Microsoft Docs):

   • 虽然是较新的版本,但 Access 的核心概念是相通的，搜索 "Access 2010 tutorial" 或 "Access 入门教程" 可以找到很多图文并茂的指南。
   • Access 入门 - Microsoft 支持

2. 视频教程:

   • Bilibili (B站): 搜索“Access 2010 教程”，有大量国内UP主制作的免费视频课程，非常适合初学者。
   • YouTube: 搜索 "Access 2010 Tutorial for Beginners"，有很多高质量的英文视频，配有中文字幕。

3. 在线课程平台:

   • 网易云课堂、慕课网、腾讯课堂 等平台上有系统的 Access 课程，通常需要付费，但内容更全面、更结构化。

4. 书籍:

   在当当、京东等电商平台搜索《Access 2010 从入门到精通》等关键词，可以找到经典的纸质教程书籍。

学习 Access 2010 的最佳路径是：理解概念 -> 设计结构 -> 输入数据 -> 创建界面 -> 实用功能，不要害怕犯错，多动手实践是掌握 Access 的不二法门，祝你学习愉快！