Microsoft Access 2010 数据库入门教程

本教程将引导你从零开始,创建一个简单的“学生信息管理”数据库，通过这个过程，你将掌握 Access 的核心概念和基本操作。

第一部分：Access 2010 是什么？为什么选择它？

什么是 Access？ Microsoft Access 是一个关系型数据库管理系统，它不像 Excel 那样只是一个电子表格，而是专门用于存储、管理和关联大量结构化数据的工具。

核心概念：

• 数据库: 整个文件，学生信息管理.accdb，它包含了所有其他对象。
• 表: 数据库的基石，一个表存储关于特定主题的数据，学生表”、“课程表”，每个表由行和列组成。
  • 行: 称为记录，代表一个单独的条目（一个学生）。
  • 列: 称为字段，代表记录的一个属性（学号、姓名、出生日期）。
• 主键: 表中一个或多个字段，用于唯一标识每一条记录。“学号”在“学生表”中就是主键，不能重复。
• 关系: 在不同的表之间建立连接，将“学生表”和“成绩表”通过“学号”关联起来，就可以查询某个学生的所有成绩。
• 查询: 从一个或多个表中提取、筛选、计算和组合数据，你可以把它看作是一个“动态的虚拟表”，它本身不存储数据，而是根据你的要求实时显示数据。
• 窗体: 用户友好的界面，用于输入、编辑和显示数据，窗体让不熟悉数据库的人也能轻松地操作数据。
• 报表: 用于打印和分发数据的格式化视图，报表可以对数据进行分组、汇总和美化，非常适合生成打印件。

为什么选择 Access？

• 易于上手： 对于初学者，它比 SQL Server 或 MySQL 等更复杂的数据库软件简单得多。
• 一体化解决方案： 它将数据存储、查询界面、数据输入表单和打印报告整合在一个文件中。
• 与 Office 无缝集成： 可以轻松地与 Excel、Word 等其他 Office 应用程序交换数据。
• 功能强大： 足够处理小型到中型企业的数据管理需求。

第二部分：创建你的第一个数据库

我们将创建一个“学生信息管理”数据库，包含三个表：学生表、课程表 和 成绩表。

步骤 1：创建空数据库

1. 打开 Microsoft Access 2010。
2. 在启动界面,选择 “空数据库”。
3. 在右侧的 “文件名” 框中，输入 学生信息管理.accdb，然后选择一个位置保存文件。
4. 点击 “创建” 按钮。

你得到了一个空白的数据库,在左侧的“所有 Access 对象”导航窗格中，你将看到表、查询等对象列表，但目前都是空的。

步骤 2：创建表

Access 提供了三种创建表的方式：数据表视图、设计视图和通过 SharePoint 列表，我们最常用的是设计视图，因为它能让我们精确地控制每个字段的属性。

创建“学生表”

1. 在顶部菜单栏,点击 “创建” 选项卡。

2. 在“表格”组中，点击 “表设计”。

3. 定义字段：

   • 在第一行的“字段名称”中输入 学号。

   • 在“数据类型”列中，点击下拉箭头，选择 “短文本” (Short Text)。

   • 在下方的“常规”选项卡中，找到“必填字段”，选择“是”；找到“允许空字符串”，选择“否”；找到“索引”，选择“有(无重复)”。（这些操作确保学号是必填的、不能为空且不能重复）。

   • 选中 学号 这一行，然后在顶部菜单栏的“工具”组中，点击 “主键” (Primary Key)，你会看到学号行前面出现了一个小钥匙图标。

   • 继续添加其他字段：

     • 第二行：姓名，数据类型为“短文本”。
     • 第三行：性别，数据类型为“短文本”。
     • 第四行：出生日期，数据类型为“日期/时间”。
     • 第五行：班级，数据类型为“短文本”。

4. 保存表：

   • 点击左上角的 “保存” 按钮（或按 Ctrl + S）。
   • 在弹出的对话框中,输入表名 学生表，然后点击“确定”。

5. 输入数据：

   • 关闭设计视图。
   • 在导航窗格中双击 学生表，以“数据表视图”打开它。
   • 现在你可以开始输入学生信息了。 | 学号 | 姓名 | 性别 | 出生日期 | 班级 | | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | | 2025001 | 张三 | 男 | 2005-05-10 | 计算机一班 | | 2025002 | 李四 | 女 | 2005-08-22 | 计算机一班 | | 2025003 | 王五 | 男 | 2004-11-30 | 计算机二班 |

创建“课程表” 重复上述步骤，创建 课程表：

• 字段：
  • 课程ID (数据类型：短文本) -> 设置为主键
  • 课程名称 (数据类型：短文本)
  • 学分 (数据类型：数字)
  • 学时 (数据类型：数字)

创建“成绩表” (这是最关键的一步) 成绩表 的作用是连接 学生表 和 课程表，记录哪个学生选修了哪门课以及成绩。

• 字段：
  • 成绩ID (数据类型：短文本) -> 设置为主键
  • 学号 (数据类型：短文本)
  • 课程ID (数据类型：短文本)
  • 分数 (数据类型：数字)

步骤 3：建立表关系

三个表都创建好了,但它们之间还没有关联，我们需要告诉 Access，成绩表 中的 学号 应该对应 学生表 中的 学号，课程ID 应该对应 课程表 中的 课程ID。

1. 点击顶部菜单栏的 “数据库工具” 选项卡。
2. 在“关系”组中，点击 “关系”。
3. 如果系统弹出“显示表”对话框，依次双击 学生表、课程表 和 成绩表，然后点击“关闭”。
4. 你会看到三个表的列表框出现在关系设计窗口中。
5. 建立关系：
   • 用鼠标左键按住 学生表 中的 学号 字段，拖动到 成绩表 中的 学号 字段上，然后松开鼠标。
   • 在弹出的“编辑关系”对话框中，确保选择了“实施参照完整性”，然后点击“创建”。（“实施参照完整性”可以防止你在成绩表中输入一个在学生表中不存在的学号）。
   • 重复上述操作,将 课程表 中的 课程ID 字段拖动到 成绩表 中的 课程ID 字段上，同样勾选“实施参照完整性”并点击“创建”。
6. 点击“保存”并关闭关系设计窗口，现在你的表关系就建立好了！

第三部分：使用查询、窗体和报表

创建查询：查询学生及其成绩

假设我们想查询“张三”的所有课程成绩。

1. 在 “创建” 选项卡中，点击 “查询设计”。
2. 在“显示表”对话框中，双击 学生表、课程表 和 成绩表，然后关闭对话框。
3. 你会看到三个表已经通过关系线连接起来了。
4. 选择字段： 从 学生表 列表中双击 姓名、性别、班级；从 课程表 列表中双击 课程名称；从 成绩表 列表中双击 分数，这些字段会出现在下方的网格中。
5. 设置条件： 在 姓名 字段的“条件”行中输入 ="张三"。（注意：文本值需要用英文双引号括起来）。
6. 点击 “运行” (感叹号图标)。
7. 你将看到一个结果表,显示了张三的姓名、性别、班级、所选课程和分数，这就是查询的威力！你可以保存这个查询，例如命名为“查询张三成绩”。

创建窗体：方便输入数据

直接在数据表视图中输入数据很直观,但使用窗体可以做得更美观、更友好。

1. 在导航窗格中,选中 学生表。
2. 在 “创建” 选项卡中，点击 “窗体”。
3. Access 会自动为你生成一个美观的窗体布局，并立即打开它，你可以通过窗体底部的导航按钮（“第一条”、“上一条”、“下一条”、“最后一条”）浏览学生记录。
4. 你还可以在 “布局” 或 “设计” 选项卡中调整窗体的样式和布局。
5. 保存窗体,例如命名为“学生信息录入窗体”。

创建报表：打印成绩单

报表用于生成格式化的、可打印的文档。

1. 在导航窗格中,选中你刚才创建的查询（查询张三成绩”）。
2. 在 “创建” 选项卡中，点击 “报表”。
3. Access 会根据查询的数据自动生成一个报表，你可以切换到 “设计视图” 来调整标题、字体、边框等，使其更符合打印要求。
4. 保存报表,例如命名为“张三成绩单”。

第四部分：进阶与学习资源

恭喜你！你已经掌握了 Access 2010 的基本操作，这只是冰山一角，还有更多强大的功能等待你去探索：

• 宏： 可以让你自动化一系列操作，例如点击一个按钮就打开一个窗体并运行一个查询。
• VBA 编程： Visual Basic for Applications，是 Access 的编程语言，可以实现任何你能想到的复杂功能。
• 输入掩码： 控制数据的输入格式，例如电话号码 (000) 000-0000。
• 验证规则： 限制输入的数据，例如年龄必须在 18 到 25 之间。

推荐学习资源：

1. Microsoft 官方文档： 最权威、最准确的信息来源。
2. YouTube 教程视频： 搜索 "Access 2010 Tutorial for Beginners"，有大量视频教程，非常直观。
3. 在线课程平台： 如 Udemy, Coursera, LinkedIn Learning 等，有系统化的课程。
4. 实践、实践、再实践： 最好的学习方式就是尝试创建你自己的数据库项目，比如一个图书管理系统、一个联系人管理系统等。

希望这份教程能帮助你顺利入门 Access 2010！祝你学习愉快！