Microsoft Access 教程：从入门到精通
Access 是微软公司推出的桌面关系型数据库管理系统，它结合了 数据库引擎 的强大功能和 图形用户界面 的易用性，使得用户无需编写复杂的代码，就能轻松创建和管理数据。
本教程将分为以下几个部分,循序渐进地带您了解和使用 Access：
- 第一部分：Access 是什么？为什么选择它？
- 第二部分：核心概念（必须先懂！）
- 第三部分：创建您的第一个 Access 数据库
- 第四部分：深入核心对象
- 第五部分：进阶技能
- 第六部分：学习资源与最佳实践
第一部分：Access 是什么？为什么选择它？
1 什么是 Access？
想象一下一个高度智能化的电子表格,它不仅能存储数据，还能：
- 确保数据格式正确（电话号码必须是数字）。
- 防止重复数据（身份证号不能重复）。
- 轻松关联不同表格的数据（将“订单”和“客户”信息关联起来）。
- 生成美观的报表（一键生成月度销售报告）。
- 创建用户友好的窗体（设计一个简单的界面供他人输入数据）。
Access 就是这样一种工具，它将数据存储、数据处理和数据展示完美地整合在一个文件中（.accdb 文件）。
2 为什么选择 Access？（适用场景）
Access 特别适合以下场景：
- 小型到中型业务：管理客户信息、产品库存、订单、员工资料等。
- 个人项目：追踪个人收藏、财务预算、项目任务等。
- 部门级应用：作为部门级的解决方案，替代复杂的、成本高昂的企业级数据库。
- 快速原型开发：在开发大型系统前，快速构建一个可工作的模型来验证需求。
不适合的场景：
- 需要支持成千上万用户同时高并发访问的超大型应用（应考虑 SQL Server, Oracle 等）。
- 需要部署在 Linux 服务器上（Access 是 Windows 平台产品）。
第二部分：核心概念（必须先懂！）
在开始操作前,理解这几个核心概念至关重要，它们是 Access 的基石。
1 数据库
在 Access 中，一个 .accdb 文件就是一个数据库，它就像一个容器，存放了所有与您的数据相关的对象（表、查询、窗体等）。
2 表
表是数据库的核心,用于存储实际的数据，它由 行 和 列 组成。
- 列：称为 字段，代表一种数据类型。“姓名”、“出生日期”、“电话号码”都是字段。
- 行：称为 记录，代表一个完整的数据项，一个客户的所有信息（张三，1985-01-01, 13800138000）就是一条记录。
设计原则：每个表只应存储一种类型的信息，一个“客户”表只存客户信息，一个“订单”表只存订单信息。
3 主键
主键是表中一个或多个字段,用于 唯一标识 每一条记录，主键的值不能重复，也不能为空。
- 作用：确保数据的唯一性，并且是建立与其他表关系的“桥梁”。
- 示例：在“客户”表中，可以使用“客户ID”作为主键，在“订单”表中，也可以使用“订单ID”作为主键。
4 关系
关系是 Access 的精髓，它允许您在不同的表之间建立联系。
- 一对一：一个表的记录只能与另一个表的一条记录对应，较少使用。
- 一对多：一个表的记录可以与另一个表的多条记录对应。这是最常见的关系，一个“客户”可以有多条“订单”记录。
- 多对多：一个表的记录可以与另一个表的多条记录相关联，反之亦然，需要通过一个中间表（称为“联接表”）来实现。
5 索引
索引就像一本书的目录,它可以帮助 Access 快速地查找和排序数据，对经常用于查询、排序或作为条件的字段（特别是主键）创建索引，可以大大提高数据库性能。
第三部分：创建您的第一个 Access 数据库
让我们动手创建一个简单的“联系人管理”数据库。
步骤 1：创建空白数据库
- 打开 Microsoft Access。
- 选择 “自定义 Web 应用” 或 “空白数据库”，对于初学者，选择 “空白数据库”。
- 在右侧的 “文件名” 框中，为您的数据库命名，
联系人管理.accdb。 - 点击 “创建” 按钮。
您会看到一个名为“Table1”的表格视图，Access 自动为您创建了一个默认表。
步骤 2：设计表结构
我们将创建两个表：“联系人”和“类别”。
创建“联系人”表：
- 在 Access 窗口顶部的 “表格” 选项卡中，点击 “视图” -> “设计视图”。
- 在弹出的对话框中,为新表命名，
tblContacts，然后点击“确定”。 - 在下方的 “字段名称” 列中，输入字段名：
联系人ID(这是我们将要设置的主键)姓名电话邮箱类别ID(这个字段将用于关联“类别”表)
- 在 “数据类型” 列中，为每个字段选择合适的数据类型：
联系人ID: 选择 “自动编号”，这个类型会自动为每条记录分配一个唯一的数字。姓名: 选择 “短文本”。电话: 选择 “短文本”。邮箱: 选择 “短文本”。类别ID: 选择 “数字”。
- 设置主键：右键单击
联系人ID字段的行首，选择 “主键”，您会看到该字段前面出现一个钥匙图标。
创建“类别”表：
- 再次点击 “创建” 选项卡 -> “表设计”。
- 命名为
tblCategories。 - 添加字段：
类别ID(数据类型：自动编号)类别名称(数据类型：短文本)
- 将
类别ID设置为 主键。
步骤 3：创建表关系
我们将把“联系人”和“类别”表关联起来，实现一个联系人可以属于一个类别。
- 点击顶部菜单栏的 “数据库工具” 选项卡。
- 点击 “关系” 按钮。
- 如果弹出“显示表”对话框，将
tblContacts和tblCategories都选中，然后点击 “添加”，关闭对话框。 - 从
tblCategories表中，按住鼠标左键 将类别ID字段拖动到tblContacts表中的类别ID字段上。 - 在弹出的 “编辑关系” 对话框中：
- 确保“实施参照完整性”被勾选，这是非常重要的一个选项，它能保证数据的一致性（不能删除一个已经被联系人使用的类别）。
- 点击 “创建”。
- 您会看到两个表之间出现了一条连接线,这表示关系已建立。
步骤 4：输入数据
- 在左侧导航窗格中,双击
tblContacts表。 - 您现在可以开始输入联系人信息了,在“类别ID”列，您可以输入数字（1代表“朋友”，2代表“同事”）。
- 双击
tblCategories表，为类别输入数据，- 记录 1: 类别ID = 1, 类别名称 = "朋友"
- 记录 2: 类别ID = 2, 类别名称 = "同事"
恭喜！您已经成功创建了第一个包含关系和数据的 Access 数据库。
第四部分：深入核心对象
Access 有六大核心对象，它们协同工作，构成一个完整的数据库应用。
| 对象 | 图标 | 作用 | 好比是... |
|---|---|---|---|
| 表 | 存储数据的唯一地方，是数据库的基础。 | 仓库里的货架和货物 | |
| 查询 | 从一个或多个表中检索、 |
