Excel 2007 教程：从零开始掌握电子表格

第一部分：初识 Excel 2007

1 启动 Excel 2007

• 点击桌面左下角的 “开始” 按钮，选择 “所有程序” -> “Microsoft Office” -> “Microsoft Office Excel 2007”。
• 如果桌面上有 Excel 快捷方式图标,直接双击它。

启动后，你会看到一个全新的窗口，这就是 Excel 2007 的工作界面。

2 Excel 2007 全新界面详解 (重点)

Excel 2007 最大的变化就是用 功能区 替代了传统的菜单栏和工具栏。

• Office 按钮 (1): 位于左上角，像一个圆形的 Office 标志，点击它，会打开一个下拉菜单，包含了 “新建”、“打开”、“保存”、“打印” 等文件操作命令，以及 “Excel 选项”。
• 快速访问工具栏 (2): 默认在 Office 按钮右侧，包含 “保存”、“撤销”、“恢复” 等最常用的命令，你可以右键点击功能区中的任何命令，然后选择 “添加到快速访问工具栏” 来自定义它。
• 功能区 (3): 这是界面的核心，替代了旧版的菜单，它由多个选项卡组成，每个选项卡下包含相关的命令组。
  • “开始” 选项卡： 最常用的选项卡，包含剪贴板、字体、对齐方式、数字格式、样式、单元格等基本操作。
  • “插入” 选项卡： 用于插入图表、图片、形状、超链接、文本框、特殊符号等。
  • “页面布局” 选项卡： 用于设置页面主题、页边距、纸张方向、打印区域、网格线显示等。
  • “公式” 选项卡： 所有与公式、函数、名称管理相关的操作都在这里。
  • “数据” 选项卡： 用于获取外部数据、排序、筛选、分类汇总、数据验证等。
  • “审阅” 选项卡： 用于拼写检查、批注、保护工作表和工作簿等。
  • “视图” 选项卡： 用于切换普通视图、页面布局视图、分页预览视图，以及显示或隐藏编辑栏、网格线等。
• 名称框 (4): 显示当前选中的单元格地址（如 A1）,也可以在这里给单元格或区域命名。
• 编辑栏 (5): 显示或编辑当前选中单元格中的内容（文本、公式等）。
• 工作表标签 (6): 一个 Excel 文件称为一个 工作簿，一个工作簿可以包含多个 工作表（Sheet1, Sheet2...），你可以通过点击标签来切换工作表，也可以右键点击标签进行插入、删除、重命名等操作。
• 行号和列标 (7): 分别标识行（1, 2, 3...）和列（A, B, C...），它们的交叉点就是单元格,是存储数据的最小单位。

第二部分：基础操作

1 创建、保存和打开工作簿

• 创建新工作簿： 启动 Excel 后会自动创建一个空白工作簿，或者点击 Office 按钮 -> “新建” -> 选择 “空白工作簿” -> “创建”。
• 保存工作簿：
  1. 点击 Office 按钮 -> “保存” (如果是第一次保存) 或 “另存为”。
  2. 在弹出的对话框中，选择保存位置，输入文件名，选择文件类型（默认为 .xlsx），然后点击 “保存”。
  • 小贴士： 2007 版本的默认格式 .xlsx 不兼容旧版 Excel 2003，如果需要在 2003 上打开，请选择 *“Excel 97-2003 工作簿 (.xls)”** 格式。
• 打开工作簿： 点击 Office 按钮 -> “打开”，找到文件所在位置，选中文件后点击 “打开”。

2 数据输入与编辑

1. 选中单元格： 用鼠标单击任意单元格，它就会被选中（边框变为粗黑线）。
2. 输入数据： 选中单元格后，直接输入文字、数字或日期，然后按 Enter 确认，或按 Tab 确认并跳到右侧单元格。
3. 修改数据： 双击单元格，直接在单元格内修改；或单击单元格后，在 编辑栏 中修改。
4. 填充数据（自动填充）：
   • 输入序列的开头（如 1, 2）。
   • 选中这两个单元格，将鼠标移动到选中区域右下角的小黑点上，光标会变成一个黑色的十字（称为 填充柄）。
   • 按住鼠标左键向下拖动，Excel 会自动填充序列（3, 4, 5...）。
   • 这个功能对填充星期、月份、年份等文本序列同样有效。

3 工作表的基本操作

• 切换工作表： 点击工作表标签。
• 重命名工作表： 双击工作表标签，输入新名称后按 Enter。
• 插入/删除工作表： 右键点击工作表标签，选择 “插入” 或 “删除”。
• 移动/复制工作表： 右键点击工作表标签，选择 “移动或复制工作表”，在弹出的对话框中，可以设置将其移动到哪个工作簿的前面，并勾选 “建立副本” 来实现复制。

第三部分：数据格式化

让表格看起来更清晰、更专业。

1 设置单元格格式

选中单元格或单元格区域，然后在 “开始” 选项卡中进行设置：

• 字体： 可以设置字体、字号、颜色、加粗、倾斜、下划线。
• 对齐方式： 可以设置水平对齐（左、居中、右）、垂直对齐（上、居中、下），以及 “合并后居中”（常用于制作表头）。
• 数字格式： 这是财务和数据处理的核心。
  • 常规： 默认格式。
  • 数字： 可以设置小数位数、千位分隔符。
  • 货币： 添加货币符号（如 ¥, $）。
  • 会计专用： 与货币类似,但对齐方式更规范。
  • 百分比： 将数字乘以 100 并添加 % 符号。
  • 日期/时间： 将数字转换为日期或时间格式。
• 边框和填充：
  • 边框： 为选中的单元格区域添加外边框或内部线条。
  • 填充： 为选中的单元格设置背景颜色。

2 使用单元格样式

Excel 2007 提供了预设的样式,可以一键美化单元格。

1. 选中单元格或区域。
2. 切换到 “开始” 选项卡。
3. 点击 “样式” 组中的 “单元格样式”。
4. 从下拉列表中选择一个样式（如“好”、“差”、“标题”等）即可应用。

第四部分：公式与函数计算

这是 Excel 的灵魂所在。

1 公式基础

公式以等号 开头。

• 示例： 在 C1 单元格中输入 =A1+B1，C1 的值就会变成 A1 和 B1 单元格值的和。
• 运算符：
  • (加), (减), (乘), (除)
  • ^ (乘方，如 2^3 表示 2 的 3 次方)
  • (括号,用于改变运算顺序)

2 常用函数入门

函数是预设好的公式，可以简化计算，使用函数的通用格式是：=函数名(参数1, 参数2, ...)

• 输入函数的方法：

  1. 手动输入： 直接在单元格或编辑栏中输入，如 =SUM(A1:A10)。
  2. 使用“插入函数”按钮： 选中要输入函数的单元格，点击编辑栏左侧的 fx 按钮，会弹出“插入函数”对话框，你可以搜索函数或从分类中选择,然后按向导一步步设置参数。

• 必须掌握的几个常用函数：

  1. SUM (求和):
     • 功能：计算一个区域内所有数字的总和。
     • 示例：=SUM(A1:A10) 计算 A1 到 A10 单元格的总和。
  2. AVERAGE (求平均值):
     • 功能：计算一个区域内所有数字的平均值。
     • 示例：=AVERAGE(B1:B5) 计算 B1 到 B5 单元格的平均值。
  3. MAX / MIN (求最大值/最小值):
     • 功能：找出一个区域内的最大值或最小值。
     • 示例：=MAX(C1:C20) 找出 C1 到 C20 中的最大值。
  4. COUNT / COUNTA (计数):
     • COUNT：只计算区域内包含数字的单元格数量。
     • COUNTA：计算区域内非空的单元格数量。
     • 示例：=COUNT(D1:D100) 统计 D1 到 D100 中有多少个数字。
  5. IF (条件判断):
     • 功能：根据指定的条件返回不同的值,这是最强大的逻辑函数之一。
     • 语法：=IF(条件, 如果条件为真则返回的值, 如果条件为假则返回的值)
     • 示例：=IF(A1>60, "及格", "不及格")，A1 单元格的值大于 60，则显示“及格”，否则显示“不及格”。

第五部分：数据管理与分析

1 排序

将数据按照某一列或多列的升序（从小到大）或降序（从大到小）进行排列。

1. 选中需要排序的数据区域（建议包含标题行）。
2. 切换到 “数据” 选项卡。
3. 点击 “排序和筛选” 组中的 “排序” 按钮。
4. 在弹出的对话框中，选择主要关键字（排序列）、排序依据（数值、颜色等）和次序（升序/降序）。

2 筛选

只显示符合特定条件的数据,隐藏其他数据。

1. 选中需要筛选的数据区域。
2. 切换到 “数据” 选项卡。
3. 点击 “排序和筛选” 组中的 “筛选” 按钮。
4. 数据区域的每一列标题右侧会出现一个下拉箭头。
5. 点击箭头，可以勾选要显示的内容，或者使用 “文本筛选” / “数字筛选” 来设置更复杂的条件（如“大于...”、“包含...”）。

3 创建图表

图表能将枯燥的数据直观地展示出来。

1. 选中用于创建图表的数据区域（包含标题）。
2. 切换到 “插入” 选项卡。
3. 在 “图表” 组中，选择图表类型（如柱形图、折线图、饼图等）。
4. Excel 会自动在工作表中生成一个图表，你可以点击图表，通过出现的 “图表工具” 上下文选项卡（包含“设计”、“布局”、“格式”）来美化图表，如添加标题、修改颜色、调整图例位置等。

第六部分：打印与输出

1 页面布局设置

在打印前，务必进行页面布局设置,以确保打印效果。

1. 切换到 “页面布局” 选项卡。
2. 页边距： 设置纸张四周的空白距离。
3. 纸张方向： 选择 “横向” 或 “纵向”。
4. 纸张大小： 选择 A4、Letter 等纸张类型。
5. 打印区域： 如果只想打印表格的一部分，可以先选中该区域，然后点击 “打印区域” -> “设置打印区域”。

2 打印预览

在打印前,一定要使用打印预览功能查看最终效果。

1. 点击 Office 按钮 -> “打印” -> “打印预览”。
2. 在预览界面，你可以检查分页是否正确、内容是否完整居中。
3. 确认无误后，点击 “打印” 按钮进行打印。

第七部分：进阶技巧

1 数据有效性

限制单元格中可以输入的内容类型,防止输入错误。

1. 选中要设置有效性的单元格或区域。
2. 切换到 “数据” 选项卡。
3. 点击 “数据工具” 组中的 “数据有效性”。
4. 在“设置”选项卡中，可以允许输入 “整数”、“小数”、“序列”、“日期” 等，选择“序列”，然后在来源中输入 男,女（用英文逗号隔开），该单元格就只能从下拉列表中选择“男”或“女”。

2 绝对引用与相对引用

这是函数使用中的高级技巧,决定了公式在复制时单元格地址是否变化。

• 相对引用 (默认): A1，当你复制公式到其他位置时，引用的地址会相对移动。
  • C1 单元格有公式 =A1+B1，将公式复制到 C2，它会自动变成 =A2+B2。
• 绝对引用: $A$1，使用 符号锁定行和列，复制公式时地址不会改变。
  • C1 单元格有公式 =A1+$B$1，将公式复制到 C2，它会变成 =A2+$B$1，B1 的值被锁定。
• 混合引用: $A1 或 A$1,只锁定列或只锁定行。

3 条件格式

根据单元格的值自动设置单元格的格式（如颜色、图标、数据条）。

1. 选中数据区域。
2. 切换到 “开始” 选项卡。
3. 点击 “样式” 组中的 “条件格式”。
4. 可以选择 “突出显示单元格规则”（如大于 100 的标红）、“项目前/后规则”、“数据条”（用条形图表示大小）、“色阶” 等。

总结与学习建议

Excel 2007 是一个功能强大的工具,初学时不要急于求成。

1. 多动手实践： 跟着教程一步步操作，自己创建一些简单的表格，尝试输入数据、设置格式、使用公式。
2. 从基础开始： 先熟练掌握单元格操作、数据输入、基本格式化和简单函数（SUM, AVERAGE），再逐步学习排序、筛选和图表。
3. 善用帮助： 遇到不懂的函数或命令，可以按 F1 键打开 Excel 帮助，或点击功能区选项卡右上角的 “帮助” 按钮。
4. 保持耐心： 学习任何新工具都需要时间，遇到问题多尝试、多思考,你会很快上手的！

希望这份教程能帮助你顺利入门 Excel 2007！