Excel 2010 函数教程：从入门到精通
Excel 函数是 Excel 的灵魂，它能将复杂的计算、逻辑判断、文本处理等任务简化为一个简单的公式,本教程将带你一步步走进函数的世界。
第一部分：函数基础入门
什么是函数？
函数是 Excel 预先定义好的公式，它接收一个或多个值（称为参数），按照特定的规则进行处理,然后返回一个结果。
通俗理解：就像一个计算器，你输入数字（参数）,它就能帮你算出结果。
函数的语法结构
每个函数都遵循相同的语法结构：
=函数名(参数1, 参数2, ...)- ：等号是所有公式的开头，告诉 Excel 这是一个计算公式。
- 函数名：函数的名称，如
SUM(求和),VLOOKUP(查找)。 - 括号 ：紧跟在函数名后面,用来包裹参数。
- 参数：函数计算所需要的数据，可以是数字、文本、单元格引用、其他函数等，多个参数用逗号 隔开。
示例：=SUM(A1, A2, A3) 的意思是计算单元格 A1, A2, A3 三个数字的总和。
如何使用函数？（三种常用方法）
使用“插入函数”对话框（新手推荐）
这是最简单、最不容易出错的方法,尤其适合初学者。
- 选中单元格：点击你希望显示计算结果的单元格。
- 打开对话框：
- 点击编辑栏左侧的
fx按钮。 - 或者，点击菜单栏的
公式选项卡，在最左边找到插入函数。
- 点击编辑栏左侧的
- 搜索与选择：
- 在弹出的对话框中，你可以搜索函数（输入“求和”），然后点击“转到”。
- 也可以从 “或选择类别” 中选择函数类别（如“常用函数”、“数学与三角函数”），然后在下方的列表中找到你需要的函数（如
SUM），选中它后点击“确定”。
- 设置参数：
- 接下来会弹出 “函数参数” 对话框。
- 将鼠标光标放在第一个参数框（
Number1）中，然后用鼠标直接在表格上拖动，选中需要计算的单元格区域（如A1:A10），参数框会自动填入A1:A10。 - 如果有多个参数，可以在
Number2,Number3中继续添加。
- 确认：检查参数无误后，点击“确定”，Excel 就会自动计算出结果。
手动输入函数
当你对函数比较熟悉后，可以直接手动输入,效率更高。
- 选中单元格。
- 输入等号 。
- 输入函数名（如
SUM），Excel 2010 会有一个下拉提示框，列出以S开头的所有函数，你可以用方向键选择SUM，然后按Tab键自动补全。 - 输入括号 并手动选择参数区域。
- 输入
=SUM( - 用鼠标拖动选择
A1到A10。 - 输入右括号 。
- 输入
- 按回车
Enter键确认。
使用“公式”选项卡
这个方法介于两者之间,适合查找不常用但记得名字的函数。
- 点击
公式选项卡。 - 在 “函数库” 组中，你会看到按类别分组的函数按钮，如“自动求和”、“最近使用的函数”、“财务”、“逻辑”等。
- 点击相应类别下的函数，Excel 会自动帮你填好函数并选择一个默认的参数范围,你只需修改或确认即可。
第二部分：核心函数分类详解
Excel 2010 提供了数百个函数，我们学习最常用、最核心的几类。
数学与三角函数
这是最基础的函数,用于各种计算。
| 函数 | 作用 | 语法示例 | 说明 |
|---|---|---|---|
SUM |
求和 | =SUM(A1:A10) |
计算 A1 到 A10 区域内所有数字的总和。 |
AVERAGE |
求平均值 | =AVERAGE(B1:B5) |
计算 B1 到 B5 区域内数字的平均值。 |
COUNT |
计数（数字） | =COUNT(C1:C20) |
统计 C1 到 C20 区域中包含数字的单元格个数。 |
COUNTA |
计数（非空） | =COUNTA(D1:D10) |
统计 D1 到 D10 区域中非空单元格的个数（包括文本）。 |
MAX |
求最大值 | =MAX(E1:E100) |
找出 E1 到 E100 区域中的最大值。 |
MIN |
求最小值 | =MIN(F1:F50) |
找出 F1 到 F50 区域中的最小值。 |
ROUND |
四舍五入 | =ROUND(3.14159, 2) |
将数字 3.14159 四舍五入到小数点后 2 位，结果为 3.14。 |
逻辑函数
逻辑函数是 Excel 的“大脑”,用于进行条件判断。
| 函数 | 作用 | 语法示例 | 说明 |
|---|---|---|---|
IF |
条件判断 | =IF(A1>60, "及格", "不及格") |
这是最重要的函数之一！ A1 单元格的值大于 60，则返回“及格”，否则返回“不及格”。 |
AND |
逻辑与 | =AND(A1>60, B1>60) |
判断 A1 和 B1 的值是否都大于 60，如果是，返回 TRUE；否则返回 FALSE。 |
OR |
逻辑或 | =OR(A1>60, B1>60) |
判断 A1 或 B1 的值是否有一个大于 60，如果是，返回 TRUE；否则返回 FALSE。 |
IF 函数嵌套示例：
根据成绩评定等级：
=IF(A1>=90, "优秀", IF(A1>=80, "良好", IF(A1>=60, "及格", "不及格")))
- 工作原理：Excel 会从第一个 IF 开始判断，如果条件不满足，再进入第二个 IF,以此类推。
查找与引用函数
这类函数让你能从庞大的数据表中快速查找信息,是数据处理的利器。
| 函数 | 作用 | 语法示例 | 说明 |
|---|---|---|---|
VLOOKUP |
垂直查找 | =VLOOKUP(A1, C:E, 3, FALSE) |
这是最著名、最常用的查找函数！ 在 C 列到 E 列的区域中，查找 A1 单元格的值，找到后，返回同一行中第 3 列（即 E 列）的值。 FALSE 表示精确匹配。 |
HLOOKUP |
水平查找 | =HLOOKUP("姓名", A1:Z1, 5, FALSE) |
在第一行中查找“姓名”，找到后，返回同一列中第 5 行的值，用法与 VLOOKUP 类似，只是方向不同。 |
INDEX |
返回指定位置的值 | =INDEX(A1:C10, 5, 2) |
返回 A1 到 C10 这个区域中，第 5 行、第 2 列（即 B5 单元格）的值。 |
MATCH |
返回某个值在区域中的位置 | =MATCH("苹果", A1:A10, 0) |
在 A1 到 A10 的区域中精确查找“苹果”，并返回它所在的行号（这里是相对位置，从 1 开始）。 |
VLOOKUP 实例详解：
假设我们有下表，想根据“学号”查找“姓名”。
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 学号 | 姓名 | 班级 | 成绩 |
| 2 | 1001 | 张三 | 一班 | 95 |
| 3 | 1002 | 李四 | 一班 | 88 |
| 4 | 1003 | 王五 | 二班 | 76 |
| 5 | ||||
| 6 | 请输入学号 | 姓名 | ||
| 7 | 1002 | |||
| 8 | 班级 | |||
| 9 | 成绩 |
-
在 D7 单元格（查找姓名），输入公式：
=VLOOKUP(A7, A2:D4, 2, FALSE)A7：你要查找的值（学号 1002）。A2:D4：查找的区域，必须包含查找列（学号）和结果列（姓名）。2：返回查找区域中的第 2 列（姓名列）的数据。FALSE：表示精确匹配,学号必须完全一致。
-
在 D8 单元格（查找班级），输入公式：
=VLOOKUP(A7, A2:D4, 3, FALSE)- 唯一的区别是第三个参数变成了
3，表示返回查找区域中的第 3 列（班级列）。
- 唯一的区别是第三个参数变成了
文本函数
用于处理和合并文本。
| 函数 | 作用 | 语法示例 | 说明 |
|---|---|---|---|
CONCATENATE |
或 & |
=CONCATENATE(A1, " ", B1) 或 =A1 & " " & B1 |
将 A1 单元格的文本、一个空格和 B1 单元格的文本合并。& 符号更常用。 |
LEFT |
提取左边字符 | =LEFT("Hello", 2) |
从 "Hello" 的左边提取 2 个字符，结果为 "He"。 |
RIGHT |
提取右边字符 | =RIGHT("Hello", 3) |
从 "Hello" 的右边提取 3 个字符，结果为 "llo"。 |
MID |
提取中间字符 | =MID("Hello", 2, 2) |
从 "Hello" 的第 2 个字符开始，提取 2 个字符，结果为 "el"。 |
LEN |
计算文本长度 | =LEN("Excel") |
计算 "Excel" 有多少个字符，结果为 5。 |
TRIM |
清除多余空格 | =TRIM(" Excel ") |
清除文本前后的多余空格，结果为 "Excel"。 |
第三部分：函数进阶技巧
函数嵌套
将一个函数作为另一个函数的参数,实现更复杂的计算。
示例：根据成绩判断是否“优秀”。
=IF(AVERAGE(A1:A10)>=85, "班级表现优秀", "班级表现一般")
这里，AVERAGE(A1:A10) 函数被嵌套在了 IF 函数的条件判断部分。
名称管理器
为单元格区域或公式定义一个有意义的名称,让公式更易读。
- 定义名称：选中
A2:D4这个数据表区域。 - 点击
公式->定义的名称->定义名称。 - 在“名称”框中输入
StudentData，点击“确定”。 - 使用名称：现在你的
VLOOKUP公式可以写成：=VLOOKUP(A7, StudentData, 2, FALSE)这样公式是不是清晰多了？
数组公式
数组公式可以对一组或多组值（数组）进行计算,并返回一个或多个结果。
示例：计算 A1:A10 和 B1:B10 对应单元格乘积之和。 普通公式需要一列辅助单元格,数组公式一步到位。
- 选中一个输出单元格。
- 输入公式：
=SUM(A1:A10*B1:B10) - 不要按回车！而是同时按下
Ctrl + Shift + Enter。 - Excel 会自动在公式两边加上花括号 ，变成
{=SUM(A1:A10*B1:B10)},表示这是一个数组公式。
第四部分：排错与求助
常见错误信息
| 错误值 | 原因 | 解决方法 |
|---|---|---|
#NAME? |
Excel 不认识函数名或名称。 | 检查拼写是否错误，或者该名称是否已定义。 |
#VALUE! |
使用了错误的参数类型。 | 对文本使用了数学运算。 |
#DIV/0! |
试图除以零。 | 检查分母单元格是否为空或为零。 |
#REF! |
引用了无效的单元格。 | 如删除了被公式引用的行或列。 |
#N/A |
在查找函数（如 VLOOKUP）中，查找的值不存在。 | 确保查找的值确实存在于查找区域的第一列。 |
使用 Excel 帮助
遇到不懂的函数，善用 Excel 自带的帮助。
- 选中函数名（如
VLOOKUP）。 - 按
F1键。 - Excel 帮助会弹出，并详细解释该函数的用法、参数和示例。
总结与建议
- 从简到难：先掌握
SUM,AVERAGE,IF等基础函数，再挑战VLOOKUP和数组公式。 - 多加练习：找一些实际的数据表（如成绩单、销售记录）,尝试用函数去解决实际问题。
- 善用工具：刚开始多用“插入函数”对话框,熟悉后手动输入以提高效率。
- 保持耐心：函数学习是一个循序渐进的过程，遇到错误不要气馁，分析原因,逐步解决。
希望这份教程能帮助你打开 Excel 函数的大门,祝你学习愉快！
