Outlook 2025 完整教程
本教程将分为以下几个部分：
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- 第一部分：界面初识 - 快速了解 Outlook 2025 的布局和核心功能区。
- 第二部分：邮件管理 - 学习收发、组织和管理电子邮件。
- 第三部分：日历管理 - 掌握日程安排、会议邀请和查看。
- 第四部分：联系人管理 - 建立和维护您的通讯录。
- 第五部分：任务管理 - 创建和跟踪待办事项。
- 第六部分：常用技巧与问题解决 - 提升效率的实用技巧和常见问题。
第一部分：界面初识
启动 Outlook 2025 后，您会看到一个清晰、现代化的界面。
核心布局
Outlook 2025 的界面主要由以下几个部分组成：
- 功能区: 位于窗口顶部，是 Outlook 的主要命令集，它通过选项卡（如“开始”、“发送/接收”、“文件夹”）组织,每个选项卡下又分组显示相关功能。
- 导航窗格: 位于左侧，用于快速切换 Outlook 的主要模块：邮件、日历、联系人、任务、笔记、文件夹。
- 阅读窗格: 位于右侧，用于预览选中的邮件、日历事件或联系人信息，无需双击即可查看内容，您可以通过点击阅读窗格上方的“关闭”按钮来隐藏它,以获得更大的主内容区域。
- 内容窗格: 位于中间，是显示邮件列表、日历视图、联系人列表等主要内容的地方。
“开始”选项卡
这是您最常用的选项卡，包含了邮件、日历等模块的核心操作命令。
- 新建: 创建新邮件、新会议、新联系人等。
- 删除: 删除选中的项目。
- 响应: 回复、全部回复、转发邮件。
- 邮件: 排序、筛选邮件,管理规则等。
- 查找: 搜索邮件、联系人等。
第二部分：邮件管理
撰写和发送新邮件
- 在 “邮件” 视图下，点击功能区 “开始” 选项卡中的 “新建电子邮件”。
- 在弹出的窗口中填写邮件信息：
- 收件人: 输入收件人的电子邮件地址，可以使用分号 分隔多个收件人。
- 抄送: 输入需要收到邮件副本的地址。
- 主题: 简明扼要地概括邮件内容。
- 撰写邮件正文，您可以使用顶部的迷你工具栏进行格式化（加粗、颜色、插入图片等）。
- 点击 “发送” 按钮即可。
接收和阅读邮件
- 接收邮件: Outlook 通常会自动设置定时接收，您也可以随时点击 “发送/接收” 选项卡，手动点击 “发送/接收所有文件夹”。
- 阅读邮件: 在内容窗格的邮件列表中点击一封邮件，其内容会显示在右侧的阅读窗格中,双击邮件可以在独立窗口中打开。
回复、转发邮件
- 回复: 选中一封邮件，点击 “开始” 选项卡中的 “回复”，系统会自动填充收件人（原发件人）和主题。
- 全部回复: 回复给发件人以及所有“抄送”和“密送”的收件人。
- 转发: 选中一封邮件，点击 “转发”，您可以将其转发给其他人,并可以添加自己的评论。
管理邮件（组织收件箱）
收件箱很容易被塞满,学会管理至关重要。
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- 删除邮件: 选中邮件，按
Delete键或点击 “删除” 按钮。 - 移动邮件: 选中邮件，点击 “开始” 选项卡中的 “移动”，选择目标文件夹（如“已发送邮件”、“草稿”或您自定义的文件夹）。
- 创建文件夹: 在导航窗格的“邮件”部分右键单击 “邮箱”，选择 “新建文件夹”，为文件夹命名（重要项目”、“个人邮件”）。
- 使用规则: 这是自动管理邮件的利器。
- 点击 “开始” 选项卡 -> “规则” -> “管理规则和通知...”。
- 在“规则和通知”窗口中，点击 “新建规则...”。
- 选择一个模板（将某人或发件人的邮件移至指定文件夹”）,然后根据向导一步步设置条件和操作。
- 示例: 创建一个规则，将所有来自
boss@company.com的邮件自动移动到名为“老板邮件”的文件夹中。
第三部分：日历管理
查看日历
在导航窗格中点击 “日历”，默认视图是“月视图”，您可以通过功能区 “开始” 选项卡中的 “日”、“周”、“月”、“日程” 按钮切换视图。
创建约会
- 约会: 用于安排个人事务,不涉及邀请他人。
- 在 “日历” 视图下，点击 “新建约会”。
- 填写主题、地点、开始/结束时间、正文，然后点击 “保存并关闭”。
创建会议
- 会议: 用于安排与他人相关的活动,需要邀请参与者。
- 在 “日历” 视图下，点击 “新建会议”。
- 填写会议信息，并在 “收件人” 字段中添加参与者。
- 关键功能：
- ****：点击此按钮，会议请求会作为邮件发送给所有参与者，参与者接受后,会议会自动添加到他们的日历中。
- ****：取消已发送的会议邀请。
接受/拒绝会议邀请
当您收到会议邀请邮件时：
- 接受: 会议会添加到您的日历中。
- tentative (暂定): 临时接受，会议也会添加到日历,但您稍后可以更改。
- 拒绝: 会议不会添加到您的日历,系统会自动向组织者发送一封拒绝邮件。
第四部分：联系人管理
联系人存储了您所有重要的联系信息。
创建新联系人
- 在导航窗格中点击 “联系人”。
- 点击 “开始” 选项卡中的 “新建联系人”。
- 填写姓名、公司、职务、电话、电子邮件、地址等信息。
- 点击 “保存并关闭”。
管理联系人
- 分组: 创建联系人组（即邮件列表）可以方便地向多个人发送邮件。
- 在 “联系人” 视图下，点击 “开始” 选项卡中的 “新建联系人组”。
- 为组命名（如“项目组”）。
- 点击 “成员”，从您的通讯录中选择联系人,或直接输入新联系人的邮箱地址。
- 保存后，在发送邮件时，只需在“收件人”中输入该组的名称即可。
- 搜索: 使用内容窗格上方的搜索框,可以快速查找联系人。
第五部分：任务管理
任务模块用于跟踪您需要完成的工作。
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创建新任务
- 在导航窗格中点击 “任务”。
- 点击 “开始” 选项卡中的 “新建任务”。
- 填写任务主题、截止日期、开始日期、优先级和正文。
- 点击 “保存并关闭”。
管理任务
- 任务列表: 默认显示所有任务，您可以使用功能区中的 “待办事项列表” 下拉菜单来筛选，例如只显示“今天到期的任务”或“标记为高优先级的任务”。
- 将邮件转换为任务: 这是非常实用的功能，直接将一封邮件拖动到导航窗格的 “任务” 图标上，系统会自动创建一个任务，邮件内容会作为任务说明,主题和发件人也会被自动填入。
第六部分：常用技巧与问题解决
实用技巧
- 快速预览: 将鼠标悬停在邮件列表中的任意一封邮件上，会弹出一个悬浮窗口显示邮件内容,无需点击或打开阅读窗格。
- 拖放操作:
- 将邮件拖动到导航窗格的 “日历” 或 “任务” 图标上,可以快速创建约会或任务。
- 将邮件拖动到文件夹中,可以移动邮件。
- 搜索功能: Outlook 2025 的搜索功能非常强大，在任何模块下，您都可以直接在搜索框中输入关键词，Outlook 会实时筛选结果，您还可以点击搜索框旁边的下拉箭头，使用“搜索工具”进行更精确的搜索（按发件人、主题、日期等）。
- 签名管理: 在 “文件” -> “选项” -> “邮件” 中，点击 “签名...” 按钮，可以创建多个邮件签名,并在发送邮件时选择使用哪个。
常见问题与解决
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问题：Outlook 无法启动或运行缓慢。
- 解决方案:
- 重启电脑： 最简单的第一步。
- 启动安全模式： 按住
Win键，然后右键点击 Outlook 图标，选择“以安全模式运行”，这会禁用所有加载项，如果安全模式下能正常启动,说明问题出在某个加载项上。 - 修复 Outlook 数据文件： 在 “文件” -> “账户设置” -> “账户设置...” -> “数据文件” 选项卡中，找到您的数据文件（通常是 .pst 或 .ost 文件），点击 “打开文件位置”，然后关闭 Outlook，找到
SCANPST.EXE（Windows 搜索这个文件），用它来扫描和修复您的 Outlook 数据文件。 - 禁用加载项： 在 “文件” -> “选项” -> “加载项” 中，点击底部的“管理”下拉菜单，选择“COM 加载项”，然后点击“转到...”，取消勾选所有加载项，然后重启 Outlook,再逐一启用以找出问题加载项。
- 解决方案:
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问题：收不到新邮件。
- 解决方案:
- 检查网络连接。
- 手动点击 “发送/接收” 选项卡，执行 “发送/接收所有文件夹”。
- 检查账户设置：在 “文件” -> “信息” -> “账户设置” 中,确认您的邮件账户配置是否正确。
- 解决方案:
