Microsoft Access 2007 入门教程
第一部分：初识 Access
什么是 Access？
（图片来源网络，侵删）
想象一下，你有一个装满文件的柜子，每个文件都是一个独立的记录（比如一个客户的信息），当你想找到某个特定客户时，你可能需要翻遍所有文件,非常麻烦。
Access 就像一个智能电子文件柜，它不仅能帮你存储数据,还能帮你：
- 高效组织：将相关的数据（如客户信息、订单信息）分门别类地存放在不同的“表格”中。
- 快速查询：轻松找到符合特定条件的数据（查找“所有来自北京的、VIP等级为A的客户”）。
- 数据分析：通过“查询”和“报表”功能，对数据进行统计和分析,生成直观的图表和报告。
- 自动化流程：通过“窗体”和“宏”，创建用户友好的界面,让非专业人员也能轻松录入和管理数据。
核心概念：
- 数据库：整个 Access 文件（.accdb）就是一个数据库,它包含了所有相关的数据对象。
- 表：存储数据的仓库，类似于 Excel 工作表，有行（记录）和列（字段）。
- 查询：从一个或多个表中筛选、排序、计算数据,得到一个临时的结果集。
- 窗体：用户与数据库交互的界面，用于数据的录入、查看和编辑，比直接在表中操作更直观、更安全。
- 报表：用于将数据以美观、专业的格式打印或导出出来,常用于生成总结报告。
- 宏：自动化一系列操作的集合，比如点击一个按钮就自动执行查询、打开窗体等。
第二部分：创建你的第一个数据库
步骤 1：启动 Access 并创建新文件
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- 打开 Microsoft Access 2007。
- 在启动界面的左侧，选择 “空白数据库”。
- 在右侧的 “文件名” 框中，为你的数据库起一个名字，客户管理.accdb”。
- 点击 “创建” 按钮。
Access 会自动创建一个名为 Table1 的空白表，并进入“数据表视图”。
步骤 2：设计表结构
现在我们来定义“客户”表应该包含哪些信息（字段）。
- 点击顶部菜单栏的 “视图” 选项卡，然后选择 “设计视图”，这时会弹出一个“另存为”对话框，输入表名“客户”，然后点击“确定”。
- 你会看到一个“设计视图”窗口，这里有两列：
- 字段名称：输入每个字段的名称，如“客户ID”、“姓名”、“公司”、“电话”、“地址”、“城市”。
- 数据类型：为每个字段选择合适的数据类型。
- 文本：用于存储文字，如姓名、公司名。
- 数字：用于存储数值，如年龄、数量。
- 日期/时间：用于存储日期和时间。
- 是/否：用于存储布尔值（真/假），如“是否为VIP”。
- 自动编号：非常常用！它会为每条记录自动生成一个唯一的编号,通常用作主键。
- 设置主键：主键是表中每条记录的唯一标识，选中“客户ID”这一行，然后在顶部菜单栏的 “设计” 选项卡中，点击 “主键” 按钮（一个钥匙图标）。
步骤 3：向表中输入数据
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- 再次点击 “视图” 选项卡，选择 “数据表视图”,回到数据录入界面。
- 现在你可以开始输入客户信息了，Access 会自动为“客户ID”字段生成数字。
- 输入几条示例数据，然后关闭窗口,数据会自动保存。
第三部分：创建查询
假设我们想找到所有来自“北京”的客户。
- 在左侧的“所有 Access 对象”导航窗格中，右键点击“客户”表，选择 “查询”。
- 在弹出的“显示表”对话框中，确保“客户”表被选中，然后点击 “添加” 和 “关闭”。
- 在查询设计视图中，你会看到“客户”表的所有字段，双击你希望在结果中显示的字段，姓名”、“公司”、“城市”。
- 在“城市”字段的 “条件” 行中，输入
北京。 - 点击 “运行” 按钮（感叹号图标！）。
查询结果会立即显示，只包含城市为“北京”的客户。
第四部分：创建窗体
直接在表中编辑数据不够直观,我们来创建一个美观的窗体。
- 在左侧导航窗格中，选中“客户”表。
- 点击顶部菜单栏的 “创建” 选项卡。
- 在 “窗体” 组中，点击 “窗体” 按钮，Access 会自动为你创建一个布局美观的窗体,并立即打开它。
- 你可以使用窗体底部的导航按钮（第一个、上一个、下一个、最后一个）在不同的记录之间切换。
- 在窗体顶部，Access 还会自动生成一个“添加记录”按钮（*号）,方便你输入新客户。
第五部分：创建报表
报表是生成打印版报告的最佳方式。
- 在左侧导航窗格中，选中“客户”表。
- 点击顶部菜单栏的 “创建” 选项卡。
- 在 “报表” 组中，点击 “报表” 按钮，Access 会自动生成一个包含所有客户信息的报表，并进入“打印预览”视图。
- 你可以在报表的各个部分（如页眉、页脚）添加标题、日期、页码等。
- 点击左上角的 Office 按钮（圆形的），选择 “打印” 或 “另存为” 即可将报表导出为 PDF 或打印出来。
第六部分：关系
如果你的数据库不止一个表（除了“客户”表，还有“订单”表），你需要将它们关联起来，这就是“关系”。
- 点击顶部菜单栏的 “数据库工具” 选项卡。
- 在 “显示/隐藏” 组中，点击 “关系” 按钮。
- 如果是第一次创建关系，会弹出“显示表”对话框，将“客户”表和“订单”表添加到关系图中。
- 从“客户”表中，按住鼠标左键，将“客户ID”字段拖动到“订单”表中的“客户ID”字段上。
- 在弹出的“编辑关系”对话框中，确保“实施参照完整性”被勾选，这个选项能确保数据的一致性（不能为一个不存在的客户创建订单）。
- 点击 “创建”,你会看到两个表之间出现了一条连接线。
第七部分：Access 界面快速导航
- Office 按钮 (左上角)：相当于旧版菜单栏的“文件”，用于新建、打开、保存、打印等操作。
- 功能区 (顶部)：将所有命令按逻辑分组，如“开始”、“创建”、“外部数据”等，是 Access 2007 最大的界面变化。
- 快速访问工具栏 (左上角)：默认包含“保存”、“撤销”、“恢复”等常用命令,可以自定义。
- 导航窗格 (左侧)：显示数据库中的所有对象（表、查询、窗体等）。
第八部分：学习资源与进阶
完成以上步骤后，你已经掌握了 Access 90%的常用功能！如果想深入学习,可以：
- 使用 Access 内置帮助：按
F1键，Access 会提供详细的帮助文档。 - 在线教程：搜索 “Access 2007 tutorial video” 可以找到大量视频教程。
- 练习项目：尝试用 Access 为自己创建一个“图书管理”、“联系人管理”或“个人记账”系统,这是最好的学习方式。
- 学习 VBA：当需要实现更复杂的自动化功能时，可以学习 Access 内置的编程语言 VBA (Visual Basic for Applications)。
Access 2007 是一个非常强大的入门级数据库工具，通过本教程，你已经学会了如何创建数据库、设计表、建立查询、制作窗体和报表，这些技能足以帮助你解决日常工作中数据管理的许多问题，关键在于多动手、多实践，从解决一个具体的小问题开始,你会逐渐发现数据库的魅力。
