Microsoft Access 实用教程

第一部分：Access 是什么？为什么选择它？

什么是 Access？ Microsoft Access 是微软公司发布的关系型数据库管理系统，它结合了 Microsoft Jet Database Engine 和 图形用户界面，让你无需编写复杂的代码，就能轻松创建和管理功能强大的桌面数据库应用程序。

Access 是一个集数据存储、数据管理、数据查询和用户界面于一体的工具。

为什么选择 Access？

• 易学易用：相比 SQL Server、Oracle 等大型数据库，Access 的图形化界面非常直观，初学者也能快速上手。
• 功能强大：它不仅能存储数据，还能创建复杂的查询、美观的报表和用户友好的窗体，甚至可以编写 VBA 代码实现自动化。
• 一体化解决方案：一个 .accdb 文件就包含了所有数据、表、查询、窗体、报表等，方便分发和管理。
• 兼容性好：与 Office 套件（尤其是 Excel）无缝集成，数据导入导出非常方便。
• 成本效益高：作为 Office 套件的一部分（或单独购买），其成本远低于专业的数据库服务器软件。

Access 的核心对象 一个 Access 数据库（.accdb 文件）包含以下七个核心对象，它们协同工作，构成了一个完整的数据库应用：

第二部分：从零开始创建你的第一个 Access 数据库

我们将以一个简单的 “学生信息管理系统” 为例，走完整个流程。

步骤 1：创建数据库文件

1. 打开 Microsoft Access。
2. 选择 “空白数据库”。
3. 在右侧的 “文件名” 框中，输入你的数据库名称，学生信息管理系统.accdb。
4. 点击 “创建” 按钮。

Access 会自动为你创建一个空的数据库，并默认打开一个名为 表1 的数据表视图。

步骤 2：创建第一个表——“学生表” 表是数据库的基石，我们来设计一个存储学生基本信息的表。

1. 在 Access 窗口左侧的 “所有 Access 对象” 导航窗格中，双击 “表1”，进入数据表视图。
2. 在 “单击以添加” 列标题下，直接输入字段名，如：学号, 姓名, 性别, 出生日期, 班级, 联系电话。
3. 设置数据类型：点击每个字段，在顶部的 “字段” 选项卡中，设置其 “数据类型”。
   • 学号：选择 “短文本” (Short Text)，学号通常不长，且不参与计算。
   • 姓名：选择 “短文本”。
   • 性别：选择 “短文本”，或者更优的选择是 “查阅向导”，可以从下拉列表中选择“男”或“女”。
   • 出生日期：选择 “日期/时间” (Date/Time)。
   • 班级：选择 “短文本”。
   • 联系电话：选择 “短文本” 或 “长文本” (Long Text)。
4. 设置主键：主键是表中每条记录的唯一标识符。学号 通常是主键。
   • 右键点击 学号 字段的行首（灰色方块），选择 “主键”，Access 会在该字段前添加一个钥匙图标 🗝️。
5. 保存表：按 Ctrl + S，或在文件菜单中选择 “保存”，输入表名 学生表，然后点击 “确定”。

你的第一个表就创建完成了！你可以在数据表视图中直接输入学生信息。

第三部分：深化核心功能

创建关联的表——“课程表”和“选课表” 一个学生可以选多门课，一门课也可以被多个学生选，这种“多对多”关系需要通过一个中间表（选课表）来实现。

• 课程表：
  • 字段：课程ID (主键, 短文本), 课程名称 (短文本), 学分 (数字)。
• 选课表 (也叫“junction table”或“linking table”)：
  • 字段：ID (主键, 自动编号), 学号 (短文本), 课程ID (短文本)。

建立表关系

1. 点击顶部菜单栏的 “数据库工具” -> “关系”。
2. 在 “显示表” 对话框中，双击 学生表、课程表 和 选课表，将它们添加到关系图中。
3. 从 学生表 中拖动 学号 字段，到 选课表 的 学号 字段上，松开鼠标，在弹出的对话框中，确保勾选 “实施参照完整性”，然后点击 “创建”，这表示一个选课记录必须对应一个真实的学生。
4. 同样,从 课程表 中拖动 课程ID 字段，到 选课表 的 课程ID 字段上，同样勾选 “实施参照完整性”，点击 “创建”。
5. 关闭关系窗口,选择 “是” 保存布局。

创建查询——查找某个班级的所有学生 查询是提取数据的利器。

1. 在左侧导航窗格中,点击 “创建” 选项卡。
2. 点击 “查询设计”。
3. 在 “显示表” 对话框中，双击 学生表，然后关闭对话框。
4. 在设计网格中,双击 姓名、学号、性别、班级 字段，将它们添加到网格中。
5. 在 班级 字段的 “条件” 行中，输入你要查询的班级，高三(1)班 (注意：文本类型的数据需要用英文双引号括起来)。
6. 点击 “运行” (感叹号图标 !)，你就能看到所有高三(1)班的学生了。

创建窗体——优雅的数据输入界面 直接在数据表视图中输入数据不够美观，窗体提供了更好的体验。

1. 在左侧导航窗格中,确保选中了 学生表。
2. 点击 “创建” 选项卡。
3. 点击 “窗体” 按钮，Access 会自动为你创建一个简单的单记录窗体。
4. 进入窗体设计视图,你可以拖动字段、调整布局、添加标题等，使其更美观。
5. 保存窗体,命名为 学生信息输入窗体。

创建报表——生成打印文档 报表用于生成格式化的、可打印的报告。

1. 在左侧导航窗格中,选中 学生表。
2. 点击 “创建” 选项卡。
3. 点击 “报表” 按钮，Access 会自动生成一个包含所有字段的报表。
4. 你可以切换到 “设计视图”，调整页眉、页脚、标题字体等，让报表更专业。
5. 保存报表,命名为 学生名单报表。

第四部分：进阶技巧与最佳实践

使用宏实现自动化 假设你想在打开数据库时，自动显示 学生信息输入窗体。

1. 在左侧导航窗格中,右键点击，选择 “宏” -> “宏”。
2. 在宏设计器中,点击 “添加新操作”。
3. 从下拉列表中选择 OpenForm。
4. 在下方的参数中：
   • 窗体名称: 学生信息输入窗体
   • 视图: 窗体
   • 窗口模式: 普通
5. 保存宏,命名为 AutoExec (注意：宏名必须为 AutoExec)，这个特殊的宏名会让 Access 在数据库启动时自动执行它。

VBA 编程入门 当宏无法满足复杂需求时，就需要 VBA 了。

1. 按 Alt + F11 打开 VBA 编辑器。
2. 在 “插入” 菜单中选择 “模块”。
3. 在代码窗口中输入以下简单代码,用于弹出一个欢迎消息：

   Sub ShowWelcomeMessage()
       MsgBox "欢迎使用学生信息管理系统！", vbInformation, "提示"
   End Sub

4. 按 F5 运行这段代码，你会看到一个消息框。
5. 你可以将这个宏分配给窗体上的一个按钮,在窗体设计视图中，从 “控件” 组中添加一个 “按钮”，在弹出的向导中选择 “宏” 操作，并选择你刚刚创建的 ShowWelcomeMessage。

最佳实践

• 规范命名：为表、查询、窗体、报表等对象使用清晰、一致的命名规则（如 tbl_学生表, qry_学生查询）。
• 备份数据库：定期备份数据库文件（.accdb），防止数据丢失，Access 提供了 “数据库工具” -> “管理和压缩” 功能。
• 分离数据库：对于多用户环境，最佳实践是 “前端/后端” 分离，将表（后端）放在一个文件中，将窗体、报表、查询（前端）放在另一个文件中，用户只使用前端文件，通过链接访问后端数据，可以提高性能并减少文件损坏风险。
• 避免在表中存储计算值：不要在 学生表 中存储 年龄，而是存储 出生日期，然后通过查询或报表来计算年龄，这样可以保证数据的准确性。

第五部分：资源与总结

通过本教程，你已经掌握了 Access 数据库的核心概念和基本操作：

1. 创建数据库。
2. 设计表，设置字段、数据类型和主键。
3. 建立表关系，确保数据一致性。
4. 使用查询 筛选和提取数据。
5. 设计窗体 优化数据输入体验。
6. 生成报表 创建专业文档。
7. 了解 宏 和 VBA 的自动化能力。

Access 是一个非常强大的工具，尤其适合中小型企业、部门级应用、个人数据管理等场景，希望这份教程能成为你学习 Access 的良好起点，多动手实践，你很快就能用它解决实际工作中的数据管理问题。

推荐学习资源

• Microsoft 官方文档：最权威、最准确的信息来源。
• YouTube 教程：搜索 "Access Tutorial for Beginners"，有大量视频教程可供选择。
• Udemy / Coursera 等在线课程平台：系统性的课程，适合深入学习。
• 技术社区：如 Stack Overflow、CSDN、知乎等，遇到问题时可以寻求帮助。