Access 2010 数据库教程：从零开始到精通
本教程分为以下几个部分,你可以根据自己的进度进行学习：
- 第一部分：初识 Access 2010 - 了解数据库的基本概念和 Access 的界面。
- 第二部分：创建第一个数据库 - 动手创建数据库和表,这是数据库的基石。
- 第三部分：构建数据关系 - 学习如何将不同的表关联起来,实现数据的完整性。
- 第四部分：查询数据 - 学习如何从数据库中提取、筛选和计算你想要的信息。
- 第五部分：设计用户界面 - 创建窗体，让数据输入更简单、更美观。
- 第六部分：数据输出与分析 - 创建报表,用于打印和分享数据。
- 第七部分：进阶技巧与最佳实践 - 了解一些更高级的功能和创建好数据库的准则。
- 第八部分：学习资源推荐 - 提供更多学习和帮助的途径。
第一部分：初识 Access 2010
1 什么是数据库？
想象一个巨大的Excel表格，它有行和列，当数据量变得非常大时，查找、管理和维护会变得非常困难。
- 数据库就是一个有组织地存储、管理和关联数据的集合，它比Excel更强大、更安全、更高效。
- 关系型数据库（如Access）的核心思想是，将不同类型的数据存储在不同的“表”中，然后通过“关系”将这些表连接起来。
2 Access 2010 的启动界面
打开 Access 2010，你会看到一个欢迎界面,提供了几个选项：
- 空数据库：从头开始创建一个全新的数据库。
- 应用程序模板：使用Access内置的模板（如联系人、任务、资产等）快速创建一个结构完整的数据库。
- 最近使用的数据库：快速打开你最近编辑过的文件。
3 Access 2010 的界面布局
创建或打开一个数据库后，你会看到熟悉的Office功能区,它包含了所有操作命令：
- 文件选项卡：类似于“文件”菜单，用于新建、打开、保存、打印和数据库管理。
- 功能区：分为多个选项卡（如“开始”、“创建”、“外部数据”等）,每个选项卡下有相关的命令组。
- 导航窗格：位于左侧，是数据库对象的“资源管理器”，你可以在这里看到所有的表、查询、窗体、报表等。
- 数据表视图/设计视图：主编辑区域,用于查看和编辑数据或设计表结构。
第二部分：创建第一个数据库
这是最核心的一步，我们以创建一个简单的“图书管理系统”为例。
1 创建数据库文件
- 启动 Access 2010，选择“空数据库”。
- 在右侧的“文件名”框中，为你的数据库命名，
图书管理系统.accdb”。 - 点击“创建”按钮。
Access 会自动创建一个名为 Table1 的空表，并切换到“数据表视图”。
2 创建表
表是存储数据的容器，每个表都应该围绕一个主题，在我们的例子中，至少需要两个表：图书表 和 读者表。
使用数据表视图（快速上手）
- 在新创建的
Table1中，直接在标题行输入字段名，如：图书ID、书名、作者、出版社、价格。 - 输入一些示例数据。
- 点击“保存”按钮，将表命名为“
图书”。
使用设计视图（推荐，更专业）
- 在“创建”选项卡中，点击“表设计”。
- 在下方的“字段名称”列中输入字段名。
- 在“数据类型”列中为每个字段选择合适的数据类型：
- 文本：用于存储文字，如书名、作者。
- 数字：用于存储数值，如价格、库存数量。
- 日期/时间：用于存储日期和时间,如出版日期。
- 自动编号：非常重要！通常用作主键，它会为每条记录自动生成一个唯一的数字,不会重复。
- 是/否：用于存储布尔值，如“是否可借阅”。
- 备注：用于存储长文本,如图书简介。
- 查阅向导：用于从其他表或列表中获取值，如从“读者”表中查找读者姓名。
- 设置主键：选中一个字段（通常是
ID字段），然后在“设计”选项卡中点击“主键”，主键是每条记录的唯一标识,至关重要。
创建“读者”表：
重复上述步骤，创建一个“读者”表，包含字段：读者ID（自动编号，主键）、姓名、联系电话、办证日期。
第三部分：构建数据关系
现在我们有两个独立的表，但它们之间还没有联系，我们需要将“图书”和“读者”通过“借阅”这个行为关联起来。
1 创建第三张表：借阅记录
- 使用设计视图创建一个名为“
借阅记录”的新表。 - 添加以下字段：
借阅ID：数据类型为“自动编号”,设为主键。图书ID：数据类型为“数字”。读者ID：数据类型为“数字”。借出日期：数据类型为“日期/时间”。应还日期：数据类型为“日期/时间”。归还日期：数据类型为“日期/时间”（可以为空）。
2 建立表关系
- 点击“数据库工具”选项卡。
- 在“关系”组中，点击“关系”。
- 如果是第一次，会弹出一个“显示表”对话框，将“图书”、“读者”、“借阅记录”三张表添加到关系图中，然后关闭“显示表”对话框。
- 建立关系：
- 从“图书”表中选中“图书ID”字段，按住鼠标左键，拖动到“借阅记录”表中的“图书ID”字段上,然后松开鼠标。
- 在弹出的“编辑关系”对话框中，确保勾选了“实施参照完整性”,这个选项能确保你不会借阅一本不存在的图书。
- 点击“创建”。
- 用同样的方法，将“读者”表中的“读者ID”字段拖到“借阅记录”表中的“读者ID”字段上,并实施参照完整性。
- 点击“保存”并关闭关系设计窗口,你的三张表就通过线条连接起来了。
第四部分：查询数据
查询是数据库的灵魂，它不是存储数据的地方，而是一个“问号”,用来向数据库提问并获取结果。
1 创建简单查询
- 在“创建”选项卡中，点击“查询设计”。
- 在“显示表”对话框中，双击“图书”表,然后关闭对话框。
- 在下方的网格中，双击你想要在查询结果中看到的字段，如“书名”、“作者”、“价格”。
- 点击“运行”（感叹号图标），你将看到一个包含所选字段的数据表,这就是查询结果。
- 切换到“设计视图”，在“价格”字段的“条件”行中输入
>50，然后再次运行,现在你只看到了价格超过50元的图书。
2 创建多表查询
查询的真正威力在于关联多张表。
- 创建一个新的查询设计视图。
- 添加“读者”表和“借阅记录”表。
- Access会自动显示它们之间的关系。
- 从“读者”表中双击“姓名”，从“借阅记录”表中双击“借出日期”。
- 运行查询,你将看到每个读者及其借阅日期的列表。
第五部分：设计用户界面
直接操作表和查询对普通用户来说太复杂了，窗体提供了一个更友好、更直观的界面。
1 使用窗体工具快速创建
- 在导航窗格中，选中“图书”表。
- 在“创建”选项卡中，点击“窗体”。
- Access会立即为你创建一个美观的窗体，并进入“窗体视图”，你可以通过底部的导航按钮（第一条、上一条、下一条、最后一条）来浏览记录。
- 保存窗体，命名为“
图书信息窗体”。
2 创建数据输入窗体
窗体不仅可以用于查看,还可以用于方便地输入新数据。
- 创建一个新的窗体设计视图。
- 在“设计”选项卡中，点击“添加现有字段”。
- 从右侧的字段列表中，将“读者”表中的字段拖动到窗体设计区域。
- 调整布局和样式,使其看起来更整洁。
- 保存为“
新增读者窗体”，你可以通过这个窗体来添加新的读者信息,而不用直接在表中操作。
第六部分：数据输出与分析
报表用于将数据以格式化的、适合打印或分发的形式呈现出来。
1 使用报表工具快速创建
- 在导航窗格中，选中“图书”表。
- 在“创建”选项卡中，点击“报表”。
- Access会自动生成一个基于该表的报表，并进入“布局视图”,你可以直接在视图上调整字段大小和位置。
- 保存报表，命名为“
图书清单报表”。
2 创建分组和汇总报表
报表的强大之处在于可以对数据进行分组和计算。
- 创建一个新的报表设计视图。
- 添加“借阅记录”表。
- 将“读者姓名”和“借出日期”等字段拖到报表中。
- 在“设计”选项卡的“分组和汇总”组中，点击“分组和排序”。
- 添加一个按“读者姓名”的分组,Access会自动为每个读者创建一个独立的区域。
- 你还可以添加计算字段,比如在每个分组底部计算每个读者的借阅总次数。
第七部分：进阶技巧与最佳实践
1 宏
宏是Access中一个强大的自动化工具，它可以让你将一系列操作（如打开窗体、运行查询、显示消息）组合在一起，通过一个按钮来触发，你可以创建一个宏，点击按钮后，先关闭所有打开的对象,然后打开主菜单窗体。
2 VBA (Visual Basic for Applications)
对于更复杂的逻辑，VBA是最终的解决方案，VBA是一种编程语言，你可以用它编写自定义函数、复杂的验证规则和完整的应用程序,这是Access高级开发的核心。
3 最佳实践
- 规范化的表结构：避免在一张表中存储重复的信息，不要在“图书”表中存储每个读者的信息，而应使用“借阅记录”表来关联。
- 使用有意义的名称：为表、字段、查询等对象使用清晰、一致的命名。
- 备份数据库：定期备份数据库文件（.accdb）,以防数据丢失。
- 保护数据库：使用“设置数据库密码”（在“文件”->“信息”中）来保护敏感数据。
第八部分：学习资源推荐
- 官方帮助文档：按
F1键，或在Access内按F1寻求帮助,这是最权威的资料。 - Microsoft Office 官方教程：访问 Microsoft Office 官网,有大量免费的图文和视频教程。
- 视频网站：在 YouTube、Bilibili 等平台搜索“Access 2010 教程”,有大量中文和英文的免费视频课程。
- 在线课程平台：Coursera、Udemy、网易云课堂等平台有系统性的付费课程,通常由行业专家授课。
祝你学习愉快！从创建一个简单的表开始，逐步添加关系、查询、窗体和报表，你很快就能掌握Access 2010的强大功能。
