Microsoft Project 2007 全方位教程

本教程将分为以下几个部分：

1. Part 1: 入门基础 - 界面介绍与核心概念
2. Part 2: 创建第一个项目 - 从零开始构建计划
3. Part 3: 进度管理 - 跟踪项目实际进展
4. Part 4: 资源与成本管理 - 分配人员、设备和预算
5. Part 5: 视图与报告 - 清晰呈现项目信息
6. Part 6: 高级技巧与最佳实践
7. Part 7: 常见问题与总结

Part 1: 入门基础

1 什么是 Microsoft Project？

Microsoft Project (简称 MS Project 或 MSP) 是一款专业的项目管理软件，它主要帮助项目经理、团队负责人和规划人员：

• 制定计划：创建项目任务、安排时间、设定里程碑。
• 分配资源：将人员、设备等资源分配给任务。
• 跟踪进度：比较计划与实际完成情况，监控项目健康度。
• 管理预算：计算项目成本，控制开销。
• 分析风险：识别关键路径，预测项目延期风险。
• 沟通协作：生成图表和报告，与利益相关者共享信息。

2 启动与界面初识

启动 Project 2007 后，您会看到一个类似于 Office 2007 的“功能区”界面。

• Office 按钮 (左上角)：包含新建、打开、保存、打印等基本命令，以及“发布”功能。
• 功能区：替代了传统的菜单和工具栏，将功能按“选项卡”组织。
  • 文件：基本操作。
  • 编辑：复制、粘贴、查找等。
  • 视图：切换不同的视图（甘特图、资源表等）。
  • 插入：插入任务、列、备注等。
  • 格式：设置字体、条形图样式、网格线等格式。
  • 工具：宏、模板、选项等高级设置。
  • 项目：项目信息、日历、资源、任务等核心设置。
• 视图栏：位于窗口右下角，可以快速切换到“甘特图”、“任务工作表”、“资源工作表”、“资源图表”等常用视图。
• 数据输入区：通常是“甘特图”视图，左侧是“任务工作表”，用于输入任务信息；右侧是“甘特图”，以图形化方式显示任务的时间线和依赖关系。

3 核心概念

在开始之前,必须理解几个基本概念：

• 任务：项目中的具体工作单元，有明确的开始和结束时间。“需求分析”、“网站设计”。
• 里程碑：一个重要的节点事件，它本身不消耗时间（工期为0），用于标记项目阶段的完成。“项目启动”、“产品发布”。
• 工期：完成一个任务所需的时间单位（天、小时、周等）。
• 开始日期 / 完成日期：任务的计划开始和完成时间。
• 前置任务：必须在当前任务开始之前完成的任务，这是建立任务依赖关系的基础。
• 后续任务：必须在当前任务完成后才能开始的任务。
• 资源：用于完成任务的任何东西，包括人员、设备、材料等。
• 分配：将资源指派给任务的过程。
• 关键路径：项目中决定项目总工期的最长任务序列，关键路径上的任何任务延迟，都会导致整个项目延迟。

Part 2: 创建第一个项目

我们将通过一个“新产品发布”项目为例，学习如何创建一个基本的项目计划。

1 创建新项目文件

1. 点击左上角的 Office 按钮 -> 新建。
2. 在“新建项目”窗格中，选择 “空白项目”，然后点击 “创建”。

2 设置项目基本信息

1. 点击菜单栏中的 项目 -> 项目信息。
2. 在弹出的对话框中：
   • 开始日期：输入项目的预计开始日期，2025-10-01。
   • 当前日期：系统会自动设置为今天的日期，用于进度跟踪。
   • 日历：选择项目的标准工作日历（通常是“标准”），您可以自定义工作时间和节假日。
   • 点击 “确定”。

3 输入任务列表

1. 默认会显示“甘特图”视图，在左侧的“任务名称”列中，逐行输入您的任务列表。

   • 需求分析
   • 产品设计
   • 原型开发
   • 内部测试
   • 修正 Bug
   • 正式发布

2. 输入工期：在“工期”列中，为每个任务输入预计所需时间，需求分析可能需要 5d (5个工作日)。

3. 创建里程碑：在任务列表中输入一个里程碑，项目启动”或“设计完成”，在“工期”列中输入 0d，Project 会自动将其显示为一个菱形图标。

4 建立任务依赖关系（链接任务）

任务之间通常有先后顺序,我们使用“链接”来建立这种关系。

1. 在任务列表中,按住 Ctrl 键，用鼠标点击需要建立顺序的任务，先点击“需求分析”，再按住 Ctrl 点击“产品设计”。
2. 点击 “标准” 工具栏上的 “链接任务” 按钮（看起来像一个链条的图标）。
3. Project 会在“产品设计”任务前创建一个从“需求分析”指向它的箭头，表示“需求分析”完成后才能开始“产品设计”，默认的链接类型是“完成-开始”（FS），即前置任务完成后，后续任务才能开始。

提示：您也可以直接在“前置任务”列中输入任务编号来建立链接，例如任务2的前置任务是任务1，就在任务2的“前置任务”列中输入 1。

Part 3: 进度管理

计划赶不上变化,跟踪实际进度是项目管理的关键。

1 保存基准

在项目开始前,保存一个“基准”非常重要，基准是项目计划的“快照”，用于后续比较。

1. 点击 工具 -> 跟踪 -> 设置基准。
2. 在弹出的对话框中,选择 “设置基准”，然后点击 “确定”。
3. Project 会复制当前的项目计划，并将其标记为“基准”，您可以在“甘特图”的右侧通过添加“基准”列来查看计划与基准的差异。

2 更新任务进度

假设一周后,“需求分析”任务已经完成。

1. 在“需求分析”任务对应的行中，找到 “完成百分比” 列。
2. 输入 100%。
3. 您也可以直接在“完成百分比”列上点击，然后拖动任务条形图上的进度标记来更新。

Project 会自动根据任务的完成百分比，计算出剩余工期和完成日期，并更新后续任务的计划。

3 查看差异

• 甘特图：您可以在甘特图上同时显示“计划”和“实际”的条形图，直观地比较进度。
• 跟踪甘特图：这是一个专门的视图，用于将当前计划与基准计划进行对比，可以清晰地看到哪些任务提前了，哪些延迟了。
  • 切换到 视图 -> 跟踪甘特图。

Part 4: 资源与成本管理

1 创建资源列表

1. 点击视图栏上的 “资源工作表” 视图，或点击 视图 -> 资源工作表。
2. 在“资源名称”列中输入所有项目资源：
   • 张三 (项目经理)
   • 李四 (开发工程师)
   • 王五 (测试工程师)
   • 会议室
   • 服务器
3. 在“类型”列中，选择“工时”（人员）或“材料”（设备、物料）。
4. 在“最大单位”列中，输入资源可用性的百分比，李四是全职开发，可以输入 100%，如果他是半职，则输入 50%。

2 分配资源给任务

1. 切换回 “甘特图” 视图。
2. 选中一个或多个任务（产品设计”）。
3. 点击 工具 -> 分配资源。
4. 在弹出的“分配资源”对话框中，选择一个或多个资源（李四”），然后点击 “分配”。
5. “产品设计”任务就分配给了李四，您可以在“甘特图”视图中添加“资源名称”列来查看分配情况。

3 查看成本

Project 会根据资源费率和任务工时自动计算成本。

1. 在“甘特图”视图中，右键单击列标题，选择 “插入列...”。
2. 在“域名称”下拉列表中，选择 “成本” 或 “总成本”。
3. 点击“确定”，现在您可以看到每个任务和整个项目的预算成本了。

Part 5: 视图与报告

Project 提供了多种视图，满足不同场景的需求。

1 常用视图

• 甘特图：最核心的视图，展示任务列表和时间线。
• 任务分配状况：显示每个任务上分配的资源及其工作分配信息。
• 资源使用状况：显示每个资源在所有任务上的分配情况，便于发现资源过度分配。
• 网络图：以流程图的形式展示任务间的依赖关系，适合分析复杂逻辑。
• 日历：以日历形式展示任务，适合查看项目在时间轴上的分布。

2 生成报告

1. 点击 报告 -> 报表。
2. Project 提供了多种预设报表，您可以按需选择：
   • 总览：如“项目摘要报表”、“最高级任务报表”。
   • 当前活动：如“未开始任务报表”、“即将开始任务”。
   • 成本：如“现金流量报表”、“预算报表”。
   • 工作分配：如“谁在做什么”报表。
3. 选择一个报表,点击“应用”或“确定”，即可生成并打印。

Part 6: 高级技巧与最佳实践

• 使用大纲结构：通过“升级”和“降级”按钮（或按 Alt + Shift + → 和 Alt + Shift + ←），将任务组织成摘要任务和子任务，使计划更有条理。
• 使用“拆分”任务：当一个任务被中断后（人员被临时调走），可以使用“拆分”功能将其分成两部分，并在中间插入停工期。
• 管理多重资源：一个任务可以分配多个资源，Project 会根据资源费率和单位计算总成本。
• 解决资源过度分配：在“资源使用状况”视图中，如果资源名称显示为红色，表示该资源被分配了超过其最大可用量的工作，您需要通过调整任务、添加资源或更改资源单位来解决。
• 使用“筛选器”：利用筛选器快速找到特定条件的任务或资源，筛选所有“已完成”或“延迟”的任务。

Part 7: 常见问题与总结

常见问题

• 问：为什么我拖动任务条，日期没有变化？

  答：很可能该任务与其他任务有依赖关系（链接），解除链接或调整前置任务可以解决这个问题。

• 问：项目日期不合理，自动排到了很远的未来？

  答：检查任务间的依赖关系是否存在“循环依赖”（任务A依赖B，B又依赖A），检查是否有任务设置了错误的工期或前置任务类型。

• 问：如何打印出漂亮的甘特图？

  • 答：使用 文件 -> 打印，在打印设置中，可以调整页面的方向（横向更适合打印甘特图）、缩放比例，并选择打印哪些列。

Microsoft Project 2007 是一个功能强大的工具，但它的强大之处在于其背后的项目管理思想，软件只是辅助，核心在于：

1. 清晰的计划：将复杂项目分解为可管理的任务。
2. 合理的估算：准确评估任务工期和所需资源。
3. 持续的跟踪：定期更新进度，及时发现偏差。
4. 有效的沟通：利用视图和报告，让团队和利益相关者了解项目状态。

通过本教程的学习,您已经掌握了 Project 2007 的核心操作，建议您结合一个真实的小项目进行练习，在实践中不断加深理解和提高技能，祝您项目顺利！