Microsoft Access 2025 完整教程
第一部分：Access 2025 基础入门
第1章：初识 Access 2025
1 什么是 Access？ Microsoft Access 是一个关系型数据库管理系统，它可以帮助你存储、管理和分析大量结构化的信息（数据），比如客户名单、产品库存、学生信息等，与 Excel 不同，Access 专为处理相互关联的复杂数据而设计，能确保数据的准确性和一致性。
2 Access 的核心优势
- 数据关联性：可以将不同类型的数据（如客户信息和他们的订单）关联起来，形成一个整体。
- 数据完整性：通过设置规则（如必填字段、唯一值），防止错误数据的输入。
- 用户界面友好：即使没有编程基础，也可以通过其直观的界面创建功能强大的窗体和报表。
- 自动化与宏：可以创建宏来自动执行一系列重复性任务，提高效率。
- 可扩展性：可以与 SQL Server、SharePoint 等其他系统集成。
3 启动 Access 2025
- 点击“开始”按钮。
- 在“程序”列表中找到并点击 Microsoft Access 2025。
启动后,你会看到一个“开始”屏幕，这里提供了创建新数据库或打开已有数据库的选项。
第2章：创建你的第一个数据库
1 理解数据库的基本结构 一个 Access 数据库包含以下几种核心对象：
- 表：存储数据的唯一地方，每个表包含特定主题的信息（如“产品表”、“员工表”）。
- 查询：从表中查找、筛选、组合数据的工具，它不存储数据，只是查看数据的“视图”。
- 窗体：用于输入、编辑和查看数据的用户界面，它让数据操作变得更直观、更安全。
- 报表：用于打印或导出数据的格式化视图，常用于生成总结性的文档。
- 宏：用于自动执行任务的操作序列。
- 模块：用 VBA (Visual Basic for Applications) 编写的更复杂的程序代码。
2 创建一个空白数据库
- 在 Access 的“开始”屏幕，选择 “空白数据库”。
- 在右侧的“文件名”框中，为你的数据库命名，
联系人管理.accdb。 - 点击右侧的文件夹图标 “浏览”，选择一个保存位置。
- 点击 “创建” 按钮。
Access 会创建一个空数据库，并自动打开一个名为 “表1” 的数据表视图。
第3章：创建和设计表
1 什么是表？ 表是数据库的基石，它由行和列组成：
- 列：称为 字段，代表一种数据属性（如“姓名”、“电话号码”、“出生日期”）。
- 行：称为 记录，代表一个完整的数据项（如一个联系人的所有信息）。
2 在数据表视图中直接输入数据 Access 创建的“表1”已经处于数据表视图。
- 在“单击以添加”列标题下，直接输入你的第一个字段名，“姓名”。
- 按
Tab键，光标会移动到下一列，输入 “电话”。 - 继续添加 “电子邮件” 和 “地址”。
- 在第一行（第一个记录）中，为每个字段输入相应的数据。
3 使用设计视图设置字段属性 直接输入数据很简单，但要更好地控制数据，需要使用设计视图。
- 在顶部菜单栏,点击 “视图” -> “设计视图”。
- Access 会提示你保存表，输入表名（如“联系人”）并点击“确定”。
- 在设计视图中,你可以进行更精细的设置：
- 字段名称：字段的名称。
- 数据类型：定义字段可以存储什么类型的数据。
- 文本：字母、数字和符号的组合（如姓名、地址）。
- 数字：用于数学计算的数值。
- 日期/时间：用于日期和时间。
- 是/否：用于布尔值（真/假，是/否）。
- 备注：用于长文本段落。
- 自动编号：每增加一条新记录，系统会自动生成一个唯一编号。
- 字段属性：在窗口下半部分，你可以设置字段的详细属性。
- 字段大小：限制文本或数字的长度。
- 必填字段：设置为“是”，则此字段必须有数据才能保存记录。
- 允许空字符串：对于文本字段，是否允许输入空内容。
- 输入掩码：控制数据的输入格式，例如电话号码可以设置为
(000) 000-0000，这样用户输入时会自动出现括号和横线。
动手实践：将“电话”字段的“输入掩码”属性设置为 (000) 000-0000，然后切换回数据表视图，看看输入效果。
第4章：创建关系
1 为什么需要关系？ 关系是 Access 的核心，它允许你将多个表中的数据连接起来，你可能有一个“联系人”表和一个“订单”表，通过“联系人ID”这个共同字段，你可以知道每个联系人下了哪些订单。
2 创建一对一、一对多、多对多关系
- 一对多：最常见的类型，一个“客户”可以有多笔“订单”，一个“客户”对应多个“订单”，但一个“订单”只对应一个“客户”。
- 一对一：一个“员工”对应一份“详细简历”，不常用。
- 多对多：一个“学生”可以选多门“课程”，一门“课程”也可以被多个“学生”选择，在 Access 中，需要通过一个“中间表”来实现。
3 创建表关系
- 关闭所有打开的表。
- 点击顶部菜单栏的 “数据库工具” 选项卡。
- 在“关系”组中，点击 “关系”。
- 如果是第一次创建关系,会弹出一个“显示表”对话框。
- 选择你想关联的表（联系人”和“订单”），点击 “添加”，然后关闭对话框。
- 将“联系人”表中的 主键（通常是一个标有钥匙图标的字段，如“联系人ID”）拖动到“订单”表中的相应字段（如“联系人ID”）。
- 在弹出的“编辑关系”对话框中，确认关系类型是 “一对多”。
- 勾选 “实施参照完整性”，这是一个非常重要的选项，它能确保：
- 不能在“订单”表中创建一个“联系人ID”在“联系人”表中不存在的记录。
- 不能删除“联系人”表中仍有“订单”关联的记录。
- 点击 “创建”。
你可以在“关系”窗口中看到两个表之间有一条连接线，代表它们已建立关系。
第5章：创建查询
1 什么是查询？ 查询就像一个强大的过滤器或计算器，它从一个或多个表中提取数据，并以你想要的方式显示出来，查询本身不存储数据，它只是数据的“动态视图”。
2 使用查询向导
- 在左侧的“导航窗格”中，右键点击。
- 选择 “所有 Access 对象”，然后点击 “创建” 选项卡。
- 在“查询”组中，点击 “查询向导”。
- 选择“简单查询向导”，点击“下一步”。
- 选择你要查询的表（如“联系人”），然后从“可用字段”列表中，将需要的字段（如“姓名”、“电话”）添加到“选定字段”列表中。
- 点击“下一步”，选择“明细”（显示所有记录）或“汇总”（进行统计）。
- 为查询命名（如“所有联系人查询”），点击“完成”。
Access 会以数据表视图打开查询结果，当你修改了“联系人”表中的数据后，再次打开这个查询，数据会自动更新。
3 使用设计视图创建查询 设计视图更灵活，功能更强大。
- 在“创建”选项卡中，点击 “查询设计”。
- 在“显示表”对话框中，添加包含你所需数据的表（如“联系人”和“订单”），然后关闭对话框。
- 在下方的网格中,双击你希望在查询结果中看到的字段，它们会自动添加到网格中。
- 你可以像在表中一样输入筛选条件,想在“联系人”表中查找所有姓“张”的人：
- 在“姓名”字段的“条件”行中，输入
Like "张*"。
- 在“姓名”字段的“条件”行中，输入
- 点击“设计”选项卡中的 “运行” 按钮，查看查询结果。
第6章：创建窗体
1 为什么使用窗体？ 窗体是用户与数据库交互的主要界面，一个好的窗体能让数据输入变得简单、直观，并能防止误操作。
2 使用窗体向导
- 在左侧导航窗格中,选择你想要基于其创建窗体的表（如“联系人”）。
- 点击 “创建” 选项卡。
- 在“窗体”组中，点击 “窗体向导”。
- 向导会引导你选择字段、布局（纵栏表、表格等）和样式，通常使用默认设置即可。
- 点击“完成”，Access 会立即生成一个美观的窗体。
3 使用窗体设计视图 设计视图允许你完全自定义窗体的外观和功能。
- 在“创建”选项卡中，点击 “窗体设计”。
- Access 会打开一个空白窗体和“字段列表”窗格。
- 从“字段列表”中，将字段拖动到窗体上。
- 你可以：
- 使用“设计”选项卡中的工具添加标签、文本框、按钮等控件。
- 调整控件的大小、位置和属性。
- 添加背景图片、更改颜色等。
第7章：创建报表
1 什么是报表？ 报表用于以打印友好的格式汇总和展示数据，它通常用于生成总结性的文档，如销售报告、库存清单等。
2 使用报表向导
- 在左侧导航窗格中,选择你想要基于其创建报表的表或查询（如“所有联系人查询”）。
- 点击 “创建” 选项卡。
- 在“报表”组中，点击 “报表向导”。
- 向导会引导你选择字段、分组级别、排序和汇总选项、布局和样式。
- 完成向导后,Access 会生成一个格式化的报表视图，你可以切换到 “布局视图” 进行实时调整，或切换到 “设计视图” 进行精细修改。
第8章：宏入门
1 什么是宏？ 宏是一系列操作的集合，用于自动执行任务，你可以创建一个宏，点击一个按钮后，它会自动打开某个窗体，并筛选出特定数据。
2 创建一个简单的宏
- 在“创建”选项卡中，点击 “宏” -> “宏”。
- 在宏设计器中,你可以添加操作。
- 示例：创建一个打开“联系人”窗体的宏。
- 在“操作”列的下拉列表中，选择 OpenForm。
- 在下方的“操作参数”中：
- 窗体名称：选择“联系人”。
- 视图：选择“窗体”。
- 数据模式：选择“只读”（可选）。
- 点击 “保存”，为宏命名（如
打开联系人窗体）。 - 将这个宏与一个按钮关联：
- 打开或创建一个窗体。
- 在“设计”选项卡中，点击 “按钮”，然后在窗体上画一个按钮。
- 在弹出的“命令按钮向导”中，选择 “杂项” 类别，然后选择 “运行宏”，并选择你刚刚创建的
打开联系人窗体宏。 - 点击“下一步”，为按钮指定文本（如“查看联系人”）。
- 完成后,切换到窗体视图，点击按钮，宏就会自动运行。
第二部分：进阶与技巧
第9章：数据库管理
1 压缩和修复数据库 随着使用时间的增长，数据库文件可能会变得臃肿和损坏，定期压缩和修复可以优化性能并修复错误。
- 点击 “文件” -> “信息”。
- 在右侧,点击 “压缩和修复数据库”。
2 备份数据库 这是最重要的操作！
- 点击 “文件” -> “保存并发布”。
- 选择 “创建备份副本”。
- 选择保存位置,然后点击 “保存”。
3 加密数据库 为了保护数据安全，你可以为数据库设置密码。
- 点击 “文件” -> “信息”。
- 点击 “用密码进行加密”。
- 输入并确认你的密码。请务必记住密码，否则数据将无法访问！
第10章：实用技巧
- 导航窗格：右键点击导航窗格的标题栏，选择 “导航选项”，可以自定义导航窗格的显示方式，比如按对象类型分组。
- 主题和变体：在 “数据库工具” 选项卡中，可以更改整个数据库的主题、颜色和字体，让界面更美观。
- 导入/导出数据：Access 可以轻松地与 Excel、文本文件、其他数据库等进行数据交换，在 “外部数据” 选项卡中可以找到这些功能。
- 学习更多资源：
- Microsoft 官方支持：访问 Microsoft Office 官方网站，有大量的文章和视频教程。
- 社区论坛：如 Microsoft Tech Community、Stack Overflow 等，你可以在这里提问和找到解决方案。
通过本教程,你已经掌握了 Access 2025 的核心概念和基本操作，包括：
- 创建和设计数据库及表。
- 建立表之间的关系以实现数据关联。
- 使用查询筛选和分析数据。
- 创建用户友好的窗体进行数据管理。
- 生成专业的报表进行数据展示。
- 使用宏实现任务自动化。
Access 是一个功能非常强大的工具，本教程只是一个入门，随着你不断地实践和探索，你会发现更多高级功能，能够用它来解决各种复杂的数据管理问题，祝你学习愉快！
