Project 甘特图终极教程：从零开始到精通
第一部分：认识甘特图 - 什么是它？为什么用它？
在开始操作之前,我们先理解甘特图的核心概念。
什么是甘特图？
甘特图是由亨利·甘特在20世纪初发明的，是一种条形图，专门用于项目管理，它直观地展示了一个项目的时间线、任务、任务依赖关系和进度。
核心要素包括：
- 任务列表： 位于图表左侧，列出项目中所有需要完成的工作。
- 时间轴： 位于图表顶部，通常以天、周或月为单位。
- 任务条： 横跨时间轴的条形，每个条形代表一个任务，条形的起点表示任务开始日期，终点表示任务结束日期，长度表示任务持续时间。
- 依赖关系： 用连接线表示一个任务必须在另一个任务完成后才能开始（任务B依赖于任务A）。
- 里程碑： 用一个菱形符号表示，代表项目中的关键节点或重要事件（“项目启动”、“设计完成”）。
为什么在Project中使用甘特图？
- 可视化清晰： 一眼就能看懂整个项目的全貌、各任务的时间安排和当前进度。
- 计划与排程： 帮助项目经理合理安排任务顺序、分配资源和设定截止日期。
- 进度跟踪： 通过更新任务完成百分比，实时监控项目是否按计划进行。
- 沟通与协作： 是向团队成员、管理层和客户汇报项目进度的最佳工具之一。
- 识别瓶颈： 容易发现任务冲突、资源过度分配或关键路径上的延迟。
第二部分：创建你的第一个甘特图 - 基础操作
假设我们要创建一个“新产品发布”项目的甘特图。
步骤1：启动 Project 并创建新项目
- 打开 Microsoft Project 软件。
- 选择“文件” > “新建”。
- 你可以选择一个空白项目模板,或者直接在欢迎界面点击“空白项目”。
步骤2：输入任务信息
- 在左侧的“任务”窗格中，你会看到一个类似电子表格的视图。
- 在“任务名称”列中，逐行输入你的项目任务。
- 需求分析
- UI/UX 设计
- 前端开发
- 后端开发
- 产品测试
- 市场推广准备
- 正式发布
- 小技巧： 使用
Insert键可以在选中的任务上方插入新任务。
步骤3：设置任务工期
- 在“工期”列中，为每个任务输入预估的天数、小时数或工作日。
- 输入
5d代表5个工作日，3w代表3周。 - Project 默认单位是“工作日”（周一到周五），会自动排除周末和节假日。
- 输入
- 输入工期后,按
Enter键，你会看到“开始日期”和“完成日期”列会自动计算出来（默认从项目开始日期算起）。
步骤4：查看你的第一个甘特图
恭喜！现在你已经有了最基础的甘特图雏形。
- 点击顶部菜单的“视图”选项卡。
- 在“任务视图”组中，确保“甘特图”被选中。
- 你会看到右侧的图表区域出现了代表每个任务的条形。
步骤5：创建任务层级（摘要任务和子任务）
项目任务通常有层级结构,我们可以使用“大纲”功能来组织它们。
- 将相关的任务分组,将“前端开发”、“后端开发”、“产品测试”归为“开发与测试”阶段。
- 输入一个摘要任务,开发与测试”。
- 将“前端开发”、“后端开发”、“产品测试”这三个任务输入到“开发与测试”的下方。
- 选中这三个子任务。
- 在“任务”选项卡中，点击“降级”按钮（或按
Alt + Shift + →）。 - 你会看到“开发与测试”变成了粗体，其下方的任务缩进，开发与测试”的工期自动计算为所有子工期的总和，这形成了清晰的层级结构。
步骤6：建立任务依赖关系（链接任务）
这是甘特图的核心功能,决定了任务的执行顺序。
- 按住
Ctrl键，点击你想要建立依赖关系的任务，先点击“需求分析”，然后按住Ctrl再点击“UI/UX 设计”。 - 在“任务”选项卡中，点击“链接”按钮（或按
Ctrl + F2）。 - 你会看到一条从“需求分析”指向“UI/UX 设计”的箭头，这表示“UI/UX 设计”必须在“需求分析”完成后才能开始（这是最常见的“完成-开始”FS关系）。
- 对其他相关任务重复此操作,UI/UX 设计”链接到“前端开发”。
步骤7：设置里程碑
里程碑是重要的检查点,本身不消耗时间。
- 在任务列表中,输入一个里程碑名称，设计完成”。
- 在该任务的“工期”列中，输入
0d。 - 按
Enter键，你会看到甘特图上，该任务显示为一个菱形符号，而不是条形。
第三部分：美化与优化甘特图 - 让它更专业、更易读
一个基础的甘特图已经能用,但通过以下设置，它会更专业、信息更丰富。
调整时间轴
- 缩放： 使用甘特图视图右下角的“缩放”滑块，或者点击“格式”选项卡 > “时间刻度”来调整时间轴的显示粒度（从天到月）。
- 更改项目开始日期： 点击“项目”选项卡 > “项目信息”，在“开始日期”中设置你的项目启动日。
美化任务条
- 使用条形图样式： 选中不同的任务（如摘要任务、里程碑、关键任务），在“格式”选项卡 > “条形图样式”中，可以为它们设置不同的颜色、形状和图案，让甘特图一目了然。
- 添加文本： 在“格式”选项卡 > “文本”中，你可以选择在任务条的内部、上方或下方显示哪些信息（如任务名称、资源名称、完成百分比等）。
使用关键路径
关键路径是决定项目总工期的任务序列,任何关键路径上的任务延迟，都会导致整个项目延迟。
- 在“格式”选项卡中，勾选“关键任务”。
- Project 会自动将关键路径上的任务条用红色（或其他醒目颜色）标出，方便你重点关注。
分配资源
任务需要人来完成,为任务分配资源可以更好地进行工作负荷分析。
- 在任务列表中,插入一列“资源名称”（右键点击列标题 > “插入列” > 选择“资源名称”）。
- 在每个任务对应的“资源名称”单元格中，输入负责人的姓名或角色（如“张三”、“设计团队”）。
- 分配资源后,切换到“资源视图”下的“资源图表”或“资源使用状况”，可以查看每个人的工作量是否超载。
第四部分：跟踪项目进度 - 让甘特图“活”起来
项目进行中,甘特图需要动态更新以反映真实情况。
更新任务进度
- 手动更新百分比： 在任务列表中找到“完成百分比”列，直接输入
50%或100%。 - 使用标记： 在“格式”选项卡中，勾选“标记”列，当一个任务完成100%时，它会自动被打上一个对勾的标记。
- 更新整个项目： 点击“项目”选项卡 > “状态” > “更新项目”，你可以选择将所有已完成的任务标记为100%。
查看进度线
进度线是一条垂直的虚线,表示当前日期（或设定的日期）和计划进度的对比。
- 在“格式”选项卡中，勾选“进度线”。
- 你可以右键点击甘特图区域中的进度线,选择“进度线属性”来调整其显示方式和日期。
使用视图比较
当项目计划发生变更时,你可以将当前计划与基准计划进行对比。
- 设置基准计划： 在项目计划最终确定后，点击“项目”选项卡 > “设置基准” > “设置基准”，这会“快照”下原始计划。
- 比较视图： 在“甘特图”视图中，右键点击甘特图区域，选择“比较” > “比较基准”，你会看到：
- 当前计划：用实线表示。
- 基准计划：用点线表示。
- 延迟的任务：会变成红色。
第五部分：常见问题与高级技巧
Q1: 为什么我的任务条是红色的？ A: 这通常表示该任务被标记为“关键任务”，或者它的“开始时间”晚于“必须完成时间”（截止日期），检查任务是否有延迟或依赖关系错误。
Q2: 如何让任务只在特定工作日进行（只周一到周四）？ A: 这涉及到“日历”设置，你可以为任务分配不同的“项目日历”或“任务日历”，来定义其有效的工作时间，在“任务信息”对话框（双击任务）的“高级”选项卡中可以设置。
Q3: 如何打印甘特图？ A: 打印前务必进行页面设置。
- 点击“文件” > “打印”。
- 在“打印设置”中，选择“甘特图”。
- 点击“页面设置”，调整方向（通常为横向）、缩放比例、边距等，确保所有内容都能在一页或多页内合理显示。
高级技巧：使用“网络图”视图
甘特图擅长时间线,而网络图视图擅长展示任务间的逻辑依赖关系，在“视图”选项卡中切换到“网络图”，可以帮你从另一个角度审视项目计划的合理性。
通过本教程,你已经从创建任务列表、设置工期和依赖关系，到美化图表、跟踪进度，掌握了 Microsoft Project 甘特图的核心用法。
甘特图是动态的工具。 随着项目的推进，不断地更新它、分析它，它将成为你管理项目、控制风险、确保成功的最得力助手，现在就动手试试吧！
