Microsoft Access 完整入门教程
第一部分：初识 Access
什么是 Microsoft Access？
Microsoft Access 是一个关系型数据库管理系统，它不像 Excel 那样只是一个巨大的电子表格，而是帮助你更高效、更安全地存储、管理和分析数据的工具。
- 核心思想：将不同类型的数据（如客户信息、订单、产品）分别存储在不同的“表”中，然后通过“关系”将这些表关联起来，形成一个完整、有逻辑的数据结构。
- 优点：
- 数据结构化：数据冗余少，更新方便。
- 数据一致性：确保数据准确无误。
- 数据安全性：可以为不同用户设置不同的查看和修改权限。
- 功能强大：可以轻松创建查询、窗体和报表，进行复杂的数据分析和操作。
Access 与 Excel 的区别
| 特性 | Microsoft Access | Microsoft Excel |
|---|---|---|
| 核心用途 | 数据库管理、多用户协作、复杂关系 | 数据计算、图表制作、快速分析 |
| 数据结构 | 表、关系、主键 | 行和列（单元格） |
| 数据量 | 可处理海量数据（百万级记录） | 处理大量数据时性能会下降 |
| 数据完整性 | 高（通过数据类型、关系、约束） | 低（依赖用户手动输入和检查） |
| 用户界面 | 窗体（用户友好的数据输入界面） | 单元格直接编辑 |
| 自动化 | VBA 宏和代码，功能强大 | VBA 宏和代码，主要用于计算和自动化 |
第二部分：Access 的核心概念
在开始操作前,必须理解 Access 的四个核心对象：
-
表
（图片来源网络，侵删）- 是什么：数据库的基石，用于存储所有数据，每个表都包含特定主题的信息（如“客户表”、“产品表”）。
- 结构：由字段（列，定义了数据的类型和属性）和记录（行，是具体的数据条目）组成。
- 关键字：主键，表中每条记录的唯一标识符，不能重复，也不能为空，这是建立表与表之间关系的基础。
-
查询
- 是什么：用于从一个或多个表中提取、筛选、组合和计算数据的工具，它像一个“虚拟的表”，本身不存储数据，只存储如何获取数据的指令。
- 用途：查找特定客户的所有订单、计算销售额、合并不同表的数据等。
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窗体
- 是什么：用户与数据库交互的友好界面，它通常用于数据的输入、编辑和显示。
- 优点：可以隐藏底层的复杂表结构，防止用户误操作，并提供更美观、更符合业务逻辑的数据录入体验。
-
报表
- 是什么：用于将数据以打印或导出的格式呈现出来，报表专注于数据的展示和汇总，而不是编辑。
- 用途：生成销售月报、库存清单、客户标签等。
一个简单的比喻：
- 表 = 图书馆里每一本按类别（如“小说”、“历史”）分开存放的书架。
- 查询 = 图书馆的检索系统，你可以输入关键词（如“作者：金庸”）来找到所有相关的书。
- 窗体 = 图书馆的借书卡，让你方便地填写信息，而不需要直接去动书架上的书。
- 报表 = 图书馆的年度统计报告，告诉你今年借出了多少本书，哪些最受欢迎。
第三部分：实战演练 - 创建你的第一个 Access 数据库
我们将创建一个简单的“联系人管理”数据库。
步骤 1：创建新数据库
- 打开 Microsoft Access。
- 选择 “空白数据库”。
- 在右侧的 “文件名” 框中，为你的数据库命名，
联系人管理.accdb。 - 点击右侧的 “创建” 按钮。
你会看到一个名为“表1”的默认数据表，我们不用它，而是来创建自己的表。
步骤 2：创建第一个表 - “联系人信息”表
- 在顶部菜单栏中,点击 “创建” 选项卡。
- 在 “表格” 组中，点击 “表设计”。
现在你进入了“设计视图”，这是定义表结构的最佳方式。
步骤 3：定义字段
在下面的网格中,为你的表定义字段：
| 字段名称 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 联系人ID | 自动编号 | 这是主键！ 每个新记录会自动生成一个唯一编号。 |
| 姓氏 | 文本 | 存储联系人的姓。 |
| 名字 | 文本 | 存储联系人的名。 |
| 电话号码 | 短文本 | 存储电话号码。 |
| 电子邮件 | 短文本 | 存储电子邮件地址。 |
| 公司 | 短文本 | 可选字段，存储公司名称。 |
| 备注 | 备注 | 存储其他长文本信息。 |
设置主键：
- 用鼠标点击 “联系人ID” 字段所在的那一行。
- 在顶部的 “表格工具” -> “设计” 选项卡中，点击 “主键” 按钮（一个钥匙图标）。
- 你会看到“联系人ID”字段的左边出现了一个钥匙图标，表示它已被设置为主键。
步骤 4：保存并切换到数据表视图
- 按下
Ctrl + S，或者点击左上角的 “保存” 图标。 - 在弹出的对话框中,输入表名：
联系人信息，然后点击“确定”。 - 关闭“设计视图”选项卡，你会自动切换到“数据表视图”（一个类似 Excel 的表格）。
步骤 5：输入数据
你可以在表格中直接输入联系人的信息了,每输入一行，就是一条新的记录。
第四部分：进阶操作
创建查询
假设我们想查找所有姓“张”的联系人。
- 在左侧的导航窗格中,右键点击你的数据库，选择 “查询设计”。
- 在弹出的“显示表”对话框中，双击 “联系人信息” 表，然后点击“关闭”。
- 从“联系人信息”表中，将 “姓氏” 和 “名字” 字段拖到下方的网格中。
- 在 “姓氏” 字段的 “条件” 单元格中，输入：
"张"(注意：文本值需要用双引号括起来)。 - 切换到 “设计” 选项卡，点击 “运行” 按钮（感叹号图标）。
你会看到一个只显示所有姓“张”的联系人列表，这就是查询的威力。
创建窗体
为了更美观地输入和查看联系人信息,我们可以创建一个窗体。
- 在左侧导航窗格中,选中 “联系人信息” 表。
- 点击顶部菜单栏的 “创建” 选项卡。
- 在 “窗体” 组中，直接点击 “窗体” 按钮。
Access 会自动为你生成一个美观的窗体，你可以通过底部的导航按钮（>|、<、<<、>>）在不同记录之间切换。
创建报表
假设我们需要打印一份所有联系人的列表。
- 在左侧导航窗格中,选中 “联系人信息” 表。
- 点击顶部菜单栏的 “创建” 选项卡。
- 在 “报表” 组中，点击 “报表” 按钮。
Access 会自动生成一个可用于打印的报表，你可以进入其“设计视图”来自定义其外观和布局。
第五部分：学习资源与建议
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官方文档：Microsoft 官方提供了详尽的文档和教程，是权威的学习来源。
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在线视频教程：
- Bilibili / YouTube：搜索 “Access 教程”、“Access 入门”，有大量中文和英文的免费视频课程，非常直观。
- Udemy / Coursera：有系统化的付费课程，适合深入学习。
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实践，实践，再实践：
- 从一个你熟悉的场景开始,比如管理你的 CD 收藏、书籍或电影。
- 尝试将学到的概念（表、查询、窗体、报表）应用到你的项目中。
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从简单开始：
不要一开始就试图创建一个包含几十个表和复杂关系的庞大系统,从一个核心表开始，逐步扩展。
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学习 VBA (可选)：
当你需要实现高度自动化和自定义功能时,可以学习 Access 的内置编程语言 VBA，但这通常是进阶内容，先掌握基础对象更重要。
希望这份教程能帮助你顺利入门 Microsoft Access！祝你学习愉快！
